راهکار اتوماسیون فروش

راهکار فروش به مجموعه‌ای از اقدامات و روش‌ها گفته می‌شود که در راستای افزایش فروش سازمان به کار گرفته می‌شود. نرم‌افزار CRM برای تمامی اعضای واحد فروش راهکارهای موثری را به‌همراه خواهد داشت. کارشناسان فروش برای پیگیری‌های روزانه، ثبت اسناد فروش و مدیریت اطلاعات مشتریان، کارشناسان ارشد برای توزیع فرصت‌ها، تعیین برنامه‌های اجرایی و نظارت بر آن‌ها و مدیران فروش برای مانیتورینگ فرایند فروش، تهیه گزارش‌ها و تعیین اهداف می‌توانند از قابلیت‌های نرم‌افزار بهره ببرند.

راهکار اتوماسیون فروش چگونه به کسب‌وکارها کمک می‌کند؟

• تکمیل اطلاعات برای تعامل موثر با مشتریان

تعامل موثر با مشتریان حاصل به کارگیری مجموعه‌ای از امکانات و مهارت‌ها خواهد بود. شناخت مشتری از ملزومات برقراری تعامل موثر با اوست. پیام‌گستر با قابلیت شخصی‌سازی پروفایل هویت‌ها به شما این امکان را می‌دهد که هر نوع فیلد مورد نیاز برای ثبت انواع اطلاعات را به صفحه مشتری اضافه کنید. با ایجاد یک بانک اطلاعاتی سازمان‌یافته از مشتری می‌توانید هرگونه اطلاعات که در فرایند فروش شما تاثیرگذار است را ذخیره کنید و در زمان مناسب از آن بهره‌مند شوید.

• یکپارچگی اطلاعات و دسترسی به سوابق

بایگانی اسناد و سوابق به‌صورت سازمان‌یافته یکی از اهداف اصلی CRM به حساب می‌آید. یکپارچگی اطلاعات ثبت شده از بروز خطا‌های ناشی از چندگانگی در سازمان جلوگیری می‌کند. با داشتن یک بانک اطلاعاتی یکپارچه، افراد در بخش‌های مختلف سازمان می‌توانند در لحظه به سوابق مشتری دسترسی داشته و از مذاکرات صورت گرفته، فایل‌های ارسال/دریافت شده، فاکتور یا قراردادهای ثبت شده اطلاع داده باشند. با این کار از خطاهای ناشی از ناهماهنگی کاسته شده و قدرت پاسخ‌گویی کارشناسان به مشتری افزایش می‌یابد.

• کنترل محرمانگی اسناد و اطلاعات

با وجود اهمیت یکپارچگی اطلاعات و قابلیت دسترسی در صورت لزوم،‌ امکان حفظ محرمانگی این اطلاعات نیز حائز اهمیت می‌باشد. اگر اطلاعات مشتریان و فایل‌های فروش در مجموعه شما دارای محرمانگی است و کارشناسان فروش نباید به اطلاعات مشتریان یکدیگر دسترسی داشته باشند، پیام‌گستر این امکان را به شما می‌دهد که دسترسی اطلاعات را با توجه به شرایط خود تنظیم کنید. می‌توانید دسترسی به اطلاعات مشتریان به‌منظور ایجاد، مشاهده،‌ ویرایش و حذف را برای پرسنل خود براساس سیاست‌های سازمان خود تعیین و تنظیم کنید.

• ایجاد حس اطمینان با تخصیص کارشناس

در پیام‌گستر می‌توانید برای هر مشتری یک مسئول فروش مشخص تعیین کنید. این بدین معنا خواهد بود که پروسه خرید این مشتری توسط یک کارشناس مشخص از مجموعه شما پیگیری خواهد شد. این کار با ایجاد شناخت بیشتر کارشناس نسبت به مشتری به تعامل بهتر آن‌ها کمک می‌کند. همچنین، علاوه‌بر اینکه احساس پیگیری و رضایت بیشتری برای مشتری ایجاد می‌کند، از ناهماهنگی‌های ممکن در برخورد چند کارشناس با مشتری جلوگیری می‌کند.

• مدیریت قیمت محصولات/خدمات

با توجه به سیاست‌های متفاوت قیمت‌گذاری در سازمان‌ها، ممکن است از قیمت‌های یگانه یا مختلف براساس شرایط استفاده کنید. در پیام‌گستر می‌توانید برای هر محصول/خدمت براساس هر دو سیاست قیمت تعیین کنید. درصورت استفاده از قیمت ثابت می‌توانید آن را قابل یا غیرقابل ویرایش (توسط کارشناس) تنظیم کنید.

درصورت نیاز به تعیین چند قیمت متفاوت برای هر محصول/خدمت نیز می‌توانید از لیست قیمت استفاده کنید. با این روش به هنگام اضافه کردن هر محصول/خدمت کارشناس می‌تواند انتخاب کند قیمت آن براساس کدام لیست قیمت (مثلاً قیمت خرده‌فروشی یا قیمت عمده‌فروشی) لحاظ شود. از ویژگی‌های کاربردی این قابلیت، امکان درج قیمت به‌صورت مقداری (n ریال) یا به صورت درصدی از قیمت واحد (۱۰ درصد کمتر از قیمت واحد) است.

• طرح‌های تخفیف مختلف برای مشتریان متفاوت

طرح‌های تخفیف از روش‌های پرکاربرد فروش به حساب می‌آید. شما می‌توانید برای هر سطح از مشتریان خود، طرح‌های تخفیف مختلف تعیین کنید؛ با استفاده از قابلیت‌های ایمیل و پیامک هوشمند آن را به اطلاع مشتریانتان برسانید؛ و با تعریف لیست قیمت‌های مختلف مقدار هر سطح را برای کارشناسان مشخص کنید. به‌عنوان مثال می‌توانید براساس میزان خرید هر مشتری یا اعتبار وی، برای سه سطح مختلف تخفیف‌های ۵، ۱۰ و ۱۵ درصدی تعیین کنید.

• پیگیری فروش با ثبت فرصت

یکی از آیتم‌های کاربردی در مدیریت و پیگیری فروش، ثبت فرصت است. فرصت به شما کمک می‌کند احتمال فروش را به واقعیت فروش تبدیل کنید و در صورت از دست رفتن فرصت، علت آن‌ را شناسایی کنید. با تخصیص مسئول برای هر فرصت (توزیع فرصت‌ها) می‌توانید از پیگیری آن اطمینان حاصل کنید. در پیام‌گستر می‌توانید زیرنوع‌های مختلفی از فرصت (فرصت سرنخ، فرصت فروش عمده، فرصت آموزش و...) ایجاد و برای هریک فرایند مورد نظر خود را پیاده‌سازی کنید.

علاوه‌بر آن پیام‌گستر با قابلیت ثبت پیگیری و یادآوری بر روی آیتم‌های مختلف، امکان به فراموشی سپردن امور در جریان فروش را به حداقل می‌رساند.

• مدیریت انواع فرایندهای فروش (مویرگی، صادراتی، داخلی، مزایده)

سازمان‌های مختلف دارای انواع مختلفی از رویه‌های فروش هستند که هرکدام مسیر مختص به خود را طی می‌کنند. با استفاده از قابلیت‌های BPMS پیام‌گستر و با به‌کارگیری آیتم‌های مختلف می‌توانید برنامه‌های فروش خود را پیاده‌سازی، اجرا و مدیریت کنید. با این اقدام می‌توانید از مزایای مدیریت فرایندهای کاری بهره‌مند شوید (می‌تواند به کارهکار BPMS لینک شود).

• بهینه‌سازی فرایند پیگیری سفارشات

پیام‌گستر روش‌های مختلفی برای خودکارسازی اطلاع‌رسانی وضعیت سفارش‌ها به مشتری در اختیارتان قرار می‌دهد. شما می‌توانید تغییر مرحله فرایند سفارش مشتریان خود را از طریق ارسال خودکار پیامک یا ایمیل به او اطلاع دهید. همچنین می‌توانید با تخصیص کاربری باشگاه مشتریان این امکان را برای او فراهم کنید که در هر زمان، وضعیت سفارش خود را مشاهده و پیگیری کند. از طرف دیگر، در صورت تماس مشتری جهت پیگیری وضعیت سفارش، با استفاده از نرم‌افزار، کارشناسان می‌توانند به‌راحتی وضعیت سفارش او را مشاهده و به او اعلام کنند؛ حتی اگر فرایند تهیه و ارسال سفارشات در بخشی خارج از واحد پاسخ‌گو انجام می‌شود.

• مدیریت اسناد مالی و حقوقی در فروش

با استفاده از دو آیتم فاکتور و قرارداد در نرم‌افزار پیام‌گستر،‌ می‌توانید تمامی اسناد مرتبط با فروش را به‌صورت سیستمی ثبت و نگهداری کنید. پیام‌گستر همچنین به شما این امکان را می‌دهد که به تعداد مورد نیاز برای مجموعه خود زیرنوع قرارداد و فاکتور ایجاد کنید. به‌عنوان مثال فاکتورهای رسمی و غیررسمی خود را با دو قالب متفاوت در نرم‌افزار داشته باشید. ثبت اسناد فروش در نرم‌افزار هم مدیریت حساب‌های مالی مشتری و کنترل موجودی محصولات را برای شما به همراه خواهد داشت.

• مدیریت مانده حساب مشتریان

با وجود اینکه پیام‌گستر یک نرم‌افزار مالی نیست اما امکانات قابل توجهی برای مدیریت حساب‌های مشتریانتان در اختیار شما قرار می‌دهد. مشاهده و کنترل مانده حساب مشتریان به هنگام فروش می‌تواند در تصمیم‌گیری کارشناسان فروش تاثیرگذار باشد.

• ارسال لینک پرداخت

با ارسال لینک پرداخت برای وصول مطالبات خود (دریافت از مشتری) تجربه ایمن و آسان‌تری از پرداخت را برای مشتریانتان رقم بزنید. شما همچنین می‌توانید تنظیم کنید، ‌در صورت انجام گرفتن پرداخت به واسطه‌ی لینک ارسال شده و واریز مبلغ، سند دریافت مربوطه به‌صورت خودکار در نرم‌افزار برای مشتری ثبت شود.

• کاهش فروش از دست رفته

برای کاهش فروش از دست رفته می‌توانید از قابلیت‌های مختلف نرم‌افزار استفاده کنید. با ثبت فرصت و پیگیری برای مشتریان، نتیجه را به رقبای خود واگذار نکنید و برنده‌ بازی فروش باشید. فرصت با قابلیت ثبت دلایل شکست و موفقیت، امکان شناسایی  علل از دست رفتن فروش را فراهم می‌سازد. ازاین‌طریق می‌توانید در جهت رفع این موارد گام بردارید.

از طرف دیگر، با کنترل موجودی محصولات خود، می‌توانید از فروش از دست رفته به سبب عدم کفایت موجودی کاسته و با استفاده از تعیین نقطه‌ سفارش مناسب، همواره موجودی را در سطحی پاسخ‌گو به تقاضای مشتریان خود نگه دارید.

• مدیریت مرجوعی‌‌ها

استفاده از نرم‌افزار، مدیریت محصولات مرجوعی را تسهیل می‌کند. ثبت فاکتور برگشت از فروش، علاوه‌بر افزایش موجودی و کاهش بدهکاری مشتری، با قابلیت اتصال به فاکتور فروش مربوطه، امکان رهگیری و همچنین دریافت گزارش افتراق را فراهم می‌سازد.

شما می‌توانید برای ثبت مرجوعی، فرایند مورد نیاز خود را پیاده‌سازی کنید. قابلیت‌های BPMS این امکان را به شما می‌دهد که فرایند مورد نیاز برای بررسی و پذیرش مرجوعی در سازمان خود را در سیستم پیاده‌سازی نمایید. این فرایند شامل ثبت درخواست، هماهنگی دریافت قطعه معیوب، بررسی قطعه، دریافت تاییدیه، اعلام نتیجه، عودت وجه و... می‌شود.

• افزایش فروش با امکان فروش اعتباری

اگر در زمینه‌ فروش B2B فعالیت دارید، فروش اعتباری شما را به یکی از اولین انتخاب‌های مشتری بدل می‌کند. با این وجود مدیریت فرایند فروش اعتباری کار ساده‌ای نیست. پیام‌گستر برای سهولت این فرایند در بخش‌های مختلف راهکارهایی دارد. شما با استفاده از رنگ می‌توانید هویت‌های خود را مجاز یا ممنوع برای فروش اعتباری اعلام کنید. ازاین‌طریق نیاز به هماهنگی هر باره‌ کارشناس فروش به هنگام ثبت فاکتور برطرف می‌شود. برای مرحله‌ پس‌از فروش نیز می‌توانید مطالبات و اقساط خود را دنبال کنید.

• پیگیری فرایند وصول مطالبات

در‌صورتی‌که مجموعه شما امکان خرید غیرنقدی و اعتباری را برای مشتریان خود فراهم می‌کند، پیگیری وصول مطالبات امری مهم به شمار می‌رود. شما می‌توانید از فیلتر کردن آیتم دریافت براساس فیلد تاریخی مندرج (به‌عنوان مثال تمام آیتم‌هایی که از تاریخ اول مهر تا ۱۰ مهر است) برای یافتن دریافتی‌های نیازمند پیگیری استفاده کنید و حتی براساس تاریخ آن برای مشتری خود پیام ارسال کنید. علاوه‌بر این می‌توانید برای وصول مطالبات خود فرایند مورد نیاز را پیاده‌سازی کرده و زمان‌بندی‌های لازم را براساس انواع فیلدهای تاریخی تنظیم کنید. استفاده از قابلیت‌های BPMS امکانات گسترده‌تری همچون تعیین مسئول پیگیری براساس شروط مختلف، تعیین اقساط و... را برای شما مهیا می‌کند.

• سطح‌بندی و نشانه‌گذاری مشتریان

در نرم‌افزار می‌توانید مشتریان را به روش‌های مختلف سطح‌بندی کنید. کلاس‌بندی مشتریان یکی از این روش‌هاست که مشتریان را براساس حجم خریدشان از شما دسته‌‌بندی می‌کند.

همچنین در پیام‌گستر می‌توانید برای مشتریان خود رنگ تعیین کنید. هر رنگ می‌تواند بنابر سیاست سازمان شما نمایانگر ویژگی‌ای از مشتریان باشد. به‌عنوان مثال شما می‌توانید مشتریان خوش‌حساب را با رنگ طلایی مشخص کنید. با این کار به‌هنگام ثبت هر آیتمی برای این هویت (به‌عنوان مثال هنگام ثبت فاکتور) نام مشتری با یک نوار طلایی رنگ نشان داده شده و به کارشناس شما یاداوری می‌کند که با مشتری خوش‌حساب روبه‌رو است. بدین‌ترتیب بدون نیاز به اینکه کارشناس صفحه هویت را باز کرده و سابقه او را مرور کند، اطلاعات مورد نیاز به او انتقال داده می‌شود.

چنانچه نیاز به دسته‌بندی مشتریان براساس هریک از فیلدهای اطلاعاتی هویت یا آیتم‌های ثبت شده در سوابق او دارید می‌توانید از گروه‌های هدف استفاده کنید. با زدن برچسب (تگ) نیز می‌توانید هویت‌های مختلف را نشانه‌گذاری کنید؛ این برچسب‌ها براساس نیاز و توسط شما نام‌گذاری خواهد شد.

• همگام‌سازی با سایر نرم‌افزارها

شما می‌توانید نرم‌افزار پیام‌گستر خود را به نرم‌افزارهای مالی یا سایت‌های شخصی خود متصل کنید. اگر از نرم‌افزارهای سپیدار، تدبیر،‌ پیوست، راهکاران یا همکاران برای مدیریت مالی سازمان خود استفاده می‌کنید با همگام‌سازی آن با پیام‌گستر می‌توانید اطلاعات درخواستی را بین آن‌ها جابه‌جا کنید (به‌عنوان مثال فاکتور ثبت شده در پیام‌گستر را در نرم‌افزار مالی خود داشته باشید).

همچنین اگر از نرم‌افزارهای گردشگری ژنیک یا فرانگر استفاده می‌کنید، می‌توانید برای همگام‌سازی قراردادها و اطلاعات مسافران، آن را به پیام‌گستر متصل کنید.

لازم به ذکر است که علاوه‌بر نرم‌افزارهای فوق، می‌توانید برای اتصال پیام‌گستر به هر نرم‌افزار یا سایت دیگری که مد نظر دارید از وب سرویس استفاده کنید. APIهای مورد نیاز برای این کار موجود و برای شما قابل دسترس است؛ با این قابلیت می‌توانید سایت‌های فروشگاهی خود را نیز به پیام‌گستر متصل کنید.

• مدیریت جلسات فروش

با استفاده از تقویم پیام‌گستر می‌توانید جلسات فروش (حضوری و غیرحضوری) خود را مدیریت کنید. تقویم پیام‌گستر از تداخلات زمانی جلسات کارشناسان فروش شما جلوگیری می‌کند. استفاده از تقویم علاوه‌بر مدیریت زمان کارشناسان محل برگزاری جلسه را نیز مدیریت کرده و از تنظیم جلسات با تداخل زمانی در یک مکان (اتاق جلسه) ممانعت می‌کند.

همچنین می‌توانید زمان و مکان جلسه را به مدعوین جلسه از طریق پیامک یا ایمیل اطلاع دهید و از آن‌ها بخواهید حضور/عدم حضورشان در جلسه را از همان طریق اعلام کنند. از دیگر مزایای استفاده از سیستم در این زمینه امکان ثبت خلاصه جلسات و در صورت نیاز ارسال آن برای مشتری است.

• بررسی وضعیت و هدف‌گذاری واقع‌بینانه

ثبت سیستمی اسناد فروش، ‌امکان دریافت گزارشات متنوعی را فراهم می‌کند. با در دست داشتن داده‌های کامل،‌ می‌توانید شاخص‌های عملکردی کارشناسان فروش، تیم‌فروش و کمپین‌های تبلیغاتی را محاسبه و بررسی کنید. با در دست داشتن داده‌های قابل اعتماد از فروش ماه‌های گذشته، می‌توانید به‌صورت واقع‌بینانه هدف‌گذاری کنید.

• دریافت گزارشات تحلیلی و داشبوردهای مدیریتی فروش

پیام‌گستر گزارش‌های آماده بسیاری در زمینه فروش در اختیارتان قرار می‌دهد. گزارش‌های فروش کارشناسان، فروش به تفیکی محصولات، گزارش درآمد، انواع گزارش‌های مالی و‌ قراردادها از جمله ‌این قراردادها هستند. محصولات مورد معامله و مورد مذاکره نیز هرکدام دارای گزارش‌های مجزا هستند که براساس پیش‌فاکتور و فاکتورهای ثبت شده در سیستم ارائه می‌شوند.

علاوه‌بر گزارش‌های آماده، با اعمال انواع فیلتر و دریافت خروجی اکسل می‌توانید به اطلاعات مورد نیاز خود برای نظارت بر عملکرد تیم فروش و تحلیل نتایج دست پیدا کنید. با توجه به نیاز خود می‌توانید اطلاعات بسیاری از شاخص‌های مهم فروش را محاسبه کنبد. در صورت پیاده‌سازی فرایند برای فروش می‌توانید مدیریتی بر مراحل،‌ زمان سپری شده در هر مرحله داشته باشید.

علاوه‌بر موارد فوق شما می‌توانید با استفاده از گزارش‌ساز انواع گزارش‌ها را بنابر نیاز خود ساخته و استفاده کنید. همچنین با ایجاد داشبورد فروش می‌توانید اطلاعات خود را براساس تحلیل‌های Power BI مورد ارزیابی قرار دهید.

 

ماژول‌های این راهکار کدامند؟

•  کنسول مدیریت ارتباط با مشتری
• پیامک هوشمند 
• لیست قیمت
•  مدیریت چرخه‌های کاری (BPMS) 
• ایمیل هوشمند 
• فرم‌ساز
•  مدیریت فرصت
• فکس هوشمند 
• باشگاه مشتریان
•  مدیریت فروش
• گزارش‌ساز
• مدیریت قراردادها
•  دریافت و پرداخت
• پیام‌گستر پرداخت
• همگام‌ساز