کارایی و میزان مفید بودن نیروی کار در هر مجموعه‌ای موضوع مهمی است که از ابتدا برای تمامی کسب و کار ها تعریف شده و اهمیت بسیاری دارد. این مفهوم تعاریف متعددی دارد که در مجموع به یک جمع‌بندی جامع می‌رسد. اینکه چگونه می‌توان میزان بهره‌وری را اندازه‌گیری کرد و یا افزایش داد، نیازمند یادگیری برخی راه‌کارهاست.
دیدگاه‌های متفاوتی در این خصوص وجود دارد مثلا دیدگاه اجتماعی و دیدگاه تجاری. آنچه دیدگاه اجتماعی در ارتباط با بهره‌وری بر آن تاکید دارد افزایش کیفیت زندگی اجتماعی و اقتصادی افراد جامعه است. در حالیکه دیدگاه تجاری بر بیشترین میزان فروش و هزینه کم تاکید می‌ورزد. مطمئنا بهره‌وری که در مورد خدمات اندازه‌گیری می‌شود رویه‌ای متفاوت‌تر نسبت به بهره‌وری نیروی انسانی و یا کالا و محصولات دارد.
البته باید به این موضوع توجه داشت که تنها اندازه‌گیری کافی نیست. مرحله‌ای بعد از اندازه‌گیری وجود دارد. آن‌هم آنالیز نتایج و تلاش برای ارائه استراتژی جهت بالا رفتن کیفیت این نتایج.
بهره‌وری چیست؟
در تعریف کلی می‌توان گفت زمانیکه شاخص‌های برنامه ریزی برابر با مدت زمان در نظر گرفته شده باشند، و در نهایت نتیجه‌ای کاملا مورد تایید به دست بیاید، بهره‌وری رخ داده است. شاخص‌هایی که در میزان بهره‌وری تاثیرگذارند عبارتند از: مدت زمان تولید محصول، برنامه‌ریزی دقیق، تحویل به موقع، رسیدگی به شکایات مشتریان، کیفیت بالای محصول یا خدمت و شاخص‌هایی از این قبیل.
تمام بخش‌های یک مجموعه دارای شاخص‌های بهره‌وری متفاوتی هستند. برای مثال تیم فروش باید ترفندهای انگیزشی برای تقویت بهره‌وری تیم فروش را بشناسند. فعالیت‌های آموزشی و ایده برای تقویت تیم را در نظر بگیرند و سعی در بهبود و به نتیجه رساندن هدف کند.
تمامی مهارت‌های مدیریتی مانند: استخدام، انگیزه بخشی به کارکنان، شرح شغل‌نویسی و آماده‌سازی استراتژی مستقیما روی بهره‌وری سازمان تاثیر دارد.
مزایای کنترل و بهره‌وری در سازمان چیست؟
- به افزایش سود و توسعه سازمان کمک می‌کند.
- سبب ایجاد شرایط کاری مساعد برای کارمندان و افزایش اثرگذاری و کارایی آن‌ها می‌شود.
- کیفیت خدمات و محصولات را افزایش داده و مشتریان را به مشتری وفادار تبدیل می‌کند.
- اشتغال‌زایی را سبب می‌شود.
- برند را در بین رقیبان موفق‌تر می‌کند.
- استاندارهای زندگی را از طریق افزایش حقوق و دستمزد بهبود می‌بخشد.
- سبب افزایش سلامت و رفاه کارمندان می‌شود.
- رضایت مشتری را سبب می‌شود.
- سبب افزایش فروش می‌شود.
- ویژگی‌های فروشنده موفق را مشخص کرده و از همین طریق موجب فروش می‌شود.
- از طریق نرم افزارهایی مانند: CRM که توسط شرکت پیام گسترعرضه می‌شود آمار حیرت انگیزی به شرکت‌ها می‌دهد.
راهکارهای افزایش بهره وری
1- آموزش نیروی انسانی
آموزش نیروی انسانی و سرمایه‌گذاری واحد منابع انسانی بر روی نیروی کار از راهکارهای افزایش بهره‌وری به شمار می‌آید. تا زمانیکه نیروی کار خصوصا نیروی تیم فروش، آموزش کافی ندیده باشند، هیچگاه اثر بخش و مفید نخواهند بود. پس باید تمام ایده های لازم برای تقویت تیم فروش آموزش داده شود و با اینکار مطمئنا روش‌های جدید نیز خلق خواهد شد.
2- ارزیابی کردن عملکردها
اصولا عملکردهای کارمندان باید در بازه‌های زمانی مختلف ارزیابی شود. در اینصورت است که کارمندان سعی می‌کنند بهترین نسخه از عملکرد خود را ارائه دهند. ارزیابی کردن عملکرد موضوع بسیار مهمی است. اگر این مورد درست و به موقع انجام نگیرد مطمئنن بازدهی کار پایین خواهد رفت.
عملکرد کارکنان را از طریق ابزارهای متعددی می‌توان ارزیابی کرد. یکی از این ابزارها نرم افزار CRM است. از طریق این نرم‌افزار که توسط شرکت‌های معتبری مانند پیام گستر ارائه می‌شود، می‌توان عملکرد کارمند نسبت به مشتری را ارزیابی و کنترل کرد. همچنین با کاربرد نرم افزار سی آر ام می‌توان علاوه بر ارزیابی کارمند به چگونگی افزایش فروش نیز دست یافت.
3- استفاده از ابزارهای مدیریتی
امروزه هیچگونه مدیریتی نمی‌تواند بدون ابزار باشد. اگر آگاهی کامل به مزیت نرم افزارهای مدیریت فروش برای کارشناسان و مدیران وجود داشته باشد، یقینا تاثیر آن نادیده گرفته نخواهد شد. هیچ مدیری توانایی مدیریت، برای افزایش بهره‌وری سازمان خود را بدون استفاده از ابزارهایی مانند: سی ار ام، ابزارهای حسابداری، نرم‌افزارهای مدیریت پروژه و فرآیند سازمانی ندارد. همین ابزارها هستند که بهره‌وری را تا حد قابل توجهی افزایش می‌دهد و سبب بهبود سازمان می‌شوند. به عنوان مثال: نرم افزار CRM سه مشکل رایج تیم‌های فروش را حل می‌کند.
4- شفاف‌سازی امور
اینکه کارمندی نسبت به وظایف خود آگاه نباشد تاثیر مستقیمی بر روی بهره‌وری این شخص دارد. نیروی انسانی باید بداند که چه می‌خواهد، چه کاری باید انجام دهد و چه نقشی در سازمان دارد. در غیر اینصورت اتلاف زمان زیاد شده و کارایی شخص پایین می‌آید.
5- استخدام افراد تک وظیفه‌ای
امروزه مشکلی با عنوان کارمندان چند وظیفه‌ای در اکثر سازمان‌ها به وجود آمده است. این مورد از آنجایی منشاء می‌گیرد که مدیران به جهت کاهش هزینه‌ها به جای استخدام چند فرد به صورت تک وظیفه‌ای، یک شخص را به صورت چند وظیفه‌ای استخدام می‌کنند.
اینکار علاوه بر خسته کننده بودن برای فرد، بهره‌وری را نیز کاهش می‌دهد. بهترین راه استخدام یک شخص بر هر پوزیشن شغلی تعریف شده است.
6- جایگزین کردن کارمندان خوب به جای کارمندان بد
از دیگر راهکارهایی که می‌تواند بر روی بهره‌وری سازمانی تاثیر بگذارد اینست که کارمندان خوب به جای کارمندان بد جایگزین شوند. مطمئنن کارمند بد موجب ایجاد اختلال در سیستم کاری شده و بهره‌وری را کاهش می‌دهد. به همین علت هیچگاه نباید از جایگزین کردن ترسید.
7- بهینه سازی فرآیندهای سازمانی
ممکن است برخی فرآیندها در سازمانی اضافی باشد. حذف این فرآیندها می‌تواند هزینه‌های سازمان را کاهش داده و با این حال بهره‌وری را افزایش دهند. بهینه‌سازی این فرآیندها به مرور زمان سبب می‌شود که موارد غیرضروری بعد از مدت‌ها به طور کامل حذف شوند. این کارهای اضافه مانند انگل در سازمان‌ها هستند. و منابع سازمان را صرف می‌کنند، اما نتیجه‌ای جز کاهش بهره‌وری ندارند.
سیستم سازی در کسب و کارها از بهترین روش‌های بهینه‌سازی سازمان‌هاست.
سخن نهایی
بهره وری در هر سازمانی پیشرفت آن سازمان را سبب می‌شود. همین بهره‌وری در سطح جهانی نیز تاثیرگذار است و زمانی این تاثیر مثبت خواهد بود که تمامی سازمان‌ها و ارگان‌ها بر جهت مثبت آن حرکت کنند. نباید تاثیری که بهره وری بر روی زندگی شخصی و اجتماعی می‌گذارد را نادیده گرفت. پس باید مدیران حواسشان به این مورد باشد.
در اصل می‌توان گفت همه این موارد به این معناست که مدیران باید با استفاده از ابزارهایی مانند CRM و ابزارهای مدیریتی و شناخت راهکارهای افزایش بهره‌وری، در جهت بهبود فرآیندها قدم بگذارند.