شما چه‌جور آدمی هستید؟ منظم و اهل برنامه ریزی یا هر چه پیش آید خوش آید؟ برنامه ریزی، چقدر در زندگی برای‌تان اولویت دارد؟
زیاد شنیده‌ایم که برنامه ریزی کار خوبی است و برای رسیدن به اهداف کوتاه یا بلند مدت باید هدفمند پیش رفت. اگر کمی به عقب برگردیم و دوران تحصیلی‌مان را به یاد بیاوریم حتما یاد برنامه ریزی برای مطالعه و مرور درس‌ها قبل از شب امتحان می‌افتیم و مهم‌تر از آن یک‌سال تلاش برای قبولی در کنکور.
افراد نظرات مختلفی دربارۀ برنامه ریزی دارند، برخی آن را مفید می‌دانند و برخی چندان اعتقادی ندارند و دلشان نمی‌خواهد آزادی عمل‌شان را با پایبندی به اصول و قوانین از دست بدهند.
با تعاریف و مفاهیم برنامه ریزی ناآشنا نیستیم. اما لازم است دربارۀ روش‌ها و شیوۀ صحیح اجرای آن بیشتر بدانیم.
برنامه ریزی چیست؟
برنامه ریزی را این‌طور تعریف میکنند: چه کاری، چگونه، چه زمانی و توسط چه کسی انجام شود.
این تعریفی است که کونتز و او دونل در کتاب اصول مدیریت ارائه داده‌اند.
تئو هایمن برنامه ریزی را عملکردی می‌داند که از قبل تعیین می‌کند چه کاری باید انجام شود.
مک فارلند نیز برنامه ریزی را اقدامات اجرایی می‌داند.
با همۀ این تعاریف بیایید با هم بر سر تعریفی ساده توافق کنیم. برنامه ریزی پایبندی به فرایندهایی مشخص است و شامل انتخاب روش‌ها و سیاست‌هایی است برای رسیدن به اهدافی مشخص و از پیش تعیین شده.
چرا برنامه ریزی اهمیت دارد؟
اگر بخواهید در زندگی شخصی و شغلی خود موفق باشید باید برنامه ریزی داشته باشید. مهم‌ترین دلایلی که اهمیت برنامه ریزی را در زندگی پرر‌نگ می‌کند با هم مرور می‌کنیم:
- جهت‌دهی: اولین و مهم‌ترین مزیت برنامه ریزی قرار دادن امور در مسیر درست رسیدن به اهداف است.
- تعهد: شما باید به حرکت در مسیر اهداف‌تان متعهد باشید. وقتی پای برنامه ریزی در میان باشد دیگر نمی‌توانید مثل قبل هر زمان که خواستید انجام امور را عقب بیندازید.
- تصمیم‌گیری: برنامه ریزی به شما می‌آموزد چگونه و در چه زمانی تصمیم‌های عملی اتخاذ کنید.
حالا باید دست به اقدام بزنید و مراحل برنامه ریزی را مرحله‌به‌مرحله پیش ببرید.
برنامه ریزی چه مراحلی دارد؟
تعیین اهداف
تعیین اهداف اولین قدم است. هدف‌های واقع‌بینانه و قابل دسترس مشخص کنید که با امکانات، بودجه، فرایندها و سیاست‌ها اجرایی و امکان‌پذیر باشد. اهداف آرمان‌گرایانه شما را در مسیر اشتباهی پیش می‌برد.
اولویتبندی اهداف
اهداف‌تان را اولویتبندی کنید. در هر برهه از زندگی دستیابی به بعضی هدف‌ها مهم‌تر هستند. مثلا برای یک دانش‌آموز قبولی در امتحانات پایان ترم اولویت است. برای یک ورزشکار پیروزی در مسابقات بین‌المللی، برای یک مدیر دستیابی به اهداف سازمان و هدایت تیمش در فراز و فرودها اولویت است.
زمان‌بندی
زمان در برنامه ریزی شرط اساسی است. بر اساس فهرست اهداف آن‌ها را اولویتبندی کنید و برای رسیدن به هر کدام در زمان‌های خاص برنامه ریزی کنید. اهداف دو نوع هستند. کوتاه‌مدت و بلندمدت. اگر زمان‌بندی انعطاف‌پذیری در برنامه‌تان نداشته باشید هیچ کاری به سرانجام نمی‌رسد.
تعیین منابع و امکانات
بعضی از هدف‌ها نیازمند منابع مالی هستند. مثلا اگر هدف شما آموزش باشد غیر از منابع رایگان حتما لازم است کلاس‌ها یا دوره‌هایی بگذرانید که باید برای‌شان هزینه کنید.
تعیین مراحل اجرا
اجرای اهداف مرحلۀ اقدامی است. وقت این است که مراحل مختلف را اجرا کنید و مرحله‌به‌مرحله در مسیر اهداف‌تان حرکت کنید.
انعطاف‌پذیری و جایگزینی
همیشه باید نقشه‌های جایگزین داشته باشید. گاهی اتفاقات غیرقابل پیش‌بینی شما را از رسیدن به اهداف‌تان باز می‌دارند. برنامه ریزی باید ظرفیت تغییر و جایگزینی نقشه‌ها و روش‌های جدید را داشته باشد. گاهی ممکن است در میانۀ راه بر اساس شرایط و اتفاقات مجبور شوید کمی مراحل برنامه ریزی را تغییر دهید.
ارزیابی و سنجش
پایش و ارزیابی مستمر کارها را فراموش نکنید. در جریان سنجش مراحل مختلف برنامه ریزی، متوجۀ نقاط ضعف و قوت انجام امور می‌شوید، کمبودها و نقصان‌ها را شناسایی می‌کنید، فرایندها را تغییر می‌دهید، منابع و امکانات را کم و زیاد می‌کنید و نتایج را ارزیابی می‌کنید.
برنامه ریزی رکن اصلی سازمان‌ها
تا اینجا با تعریف، اهمیت و مراحل برنامه ریزی آشنا شدیم. بیایید کمی فراتر از اهداف زندگی شخصی برویم و اهمیت برنامه ریزی را در یک سازمان بررسی کنیم. هر سازمان و کسب‌وکاری بر اساس حوزۀ فعالیتش، اهداف معینی را دنبال می‌کند و برای حصول اطمینان از محقق شدن این اهداف نیازمند برنامه ریزی و استراتژی‌های کاربردی و عملیاتی است.
در واقع، برنامه ریزی بازوی اصلی هر سازمانی است که ارتباطی تنگاتنگ با حوزۀ مدیریت دارد. یک مدیر با برنامه ریزی برای سازمانش می‌خواهد با توجه به منابع انسانی و بودجه‌ای که در اختیار دارد افراد مجموعه‌اش را در مسیر رشد و توسعه قرار داد.
چرا برنامه ریزی نقش تاثیرگذاری در کمک به مدیران دارد؟
هر مدیری برای کسب‌وکارش آینده‌ای متصور است. افزایش کارمندان، ماندن در بازار رقابت، افزایش درآمد و سودهی، نیازمند برنامه ریزی است. برنامه ریزی به مدیران کمک می‌کند تصویر روشنی از اهداف اصلی و فرعی سازمان پیش چشم داشته باشند.
دلایلی زیر نشان می‌دهد چرا برنامه ریزی به مدیران کمک می‌کند تا سازمانی پویا و رو به رشد داشته باشند:
- هدف‌محوری و ایجاد استانداردهای مشخص
- کاهش اتلاف وقت و هدر رفتن زمان
- مدیریت ریسک و اتفاقات غیرقابل پیش‌بینی
- ارزیابی و تحلیل جزییات و روند فرایندها
- ایجاد مزیت‌های رقابتی
روش‌های برنامه ریزی در سازمان‌ها اصول و قوانین خود را دارد و ناخودآگاه تمام اعضای یک مجموعه را در جریان اجرای امور و وظایف قرار می‌دهد.
با توجه به نیازها و اندازه‌های هر سازمان روش‌های برنامه ریزی متفاوت است.
انواع روش‌های برنامه ریزی
- برنامه ریزی متمرکز: برنامه ریزی متمرکز شامل تعریف دقیق کسب‌وکار، مسیر و روش‌های دستیابی به اهداف، ماموریت، چشم‌اندازها و اهداف اقتصادی و اجتماعی.
- برنامه ریزی غیرمتمرکز: برنامه ریزی غیرمتمرکز مخصوص برنامه ریزی برای سطوح میانی سازمان‌هاست که در راستای پیش بردن اهداف کلی هم‌مسیر با سایر دپارتمان‌ها، وظایفی جداگانه را پیش می‌برند.
نتیجه‌گیری:
برنامه ریزی یعنی کشف فرصت‌های نو و بکر. راهنمایی برای تصمیم‌گیری‌های موثر و به‌هنگام. با در نظر گرفتن این مفهوم برنامه ریزی قدرت رقابتی سازمان‌ها را افزایش می‌دهد و به یکپارچگی و نظم امور می‌انجامد و به مدیران کمک می‌کند دقیقا بدانند چه اقداماتی را در چه زمانی انجام دهند.