یکپارچه سازی نرم افزارها چیست و چه کارکردی در فرایندهای کسب و کارها دارد؟

از اصلی‌ترین دغدغه‌های صاحبان مشاغل و کسب و کارها در دنیای مدرن امروزی، انجام امور به صورت کاملا شفاف و بی‌نقض است. این مورد انجام نمی‌گیرد مگر با ایجاد هماهنگی در بخش‌ها و امکان دسترسی به تمام داده‌های سازمان. این موضوع مهم است که برنامه‌ها و بخش‌های مختلف یک مجموعه به هم متصل باشند و پراکندگی اطلاعات وجود نداشته باشد. به همین علت صاحبان مشاغل به دنبال راه‌حلی برای این گزینه هستند.

یکپارچه‌سازی واژه‌ای است که این روزها برای این مورد بکار گرفته می‌شود. با پیشرفت و توسعه تکنولوژی، مطمئنن تاثیری که مشاهده می‌شود بیش از بیش پر رنگ و جذاب خواهد بود. زیرا سیستم‌های یک سازمان در ارتباط کامل با یکدیگر تکمیل می‌شوند و همین کافیست تا مدیران فناوری اطلاعات دست به یکپارچه سازی سیستم‌های خود کنند. ابزارها و نرم‌افزارهای زیادی وجود دارد که کار یکپارچه‌سازی را انجام می‌دهند. به همین علت پیاده‌سازی این پلتفرم کار زیاد سختی نیست. کافیست بهترین نرم افزارهای مدیریت پروژه را شناخته و از طریق معرفی بهترین نرم افزارهای فروش و بازاریابی، کار یکپارچه‌سازی را شروع کرد.

یکپارچه‌سازی نرم افزار چیست؟

یکپارچه‌سازی نرم افزار، به قرار دادن ابزارهای کوچک توسعه کسب و کار در کنار هم، به منظور ایجاد یک سیستم کامل و واحد گفته می‌شود. این مهم است که سیستم‌های فرعی موجود در سازمان‌ها جمع‌آوری شده و یک سیستم واحد اجرا شود. این عامل به تسلط کامل سازمان بر روی اطلاعات خود، و حذف رقیبان کمک می‌کند. با اینکار آمار به دست آمده از هر مرحله، دقیق‌تر، اصولی‌تر و بی‌نقض‌تر از هرزمانی خواهد بود.

این نکته را باید در نظر داشت که ادغام سیستم، یک فرایند کاملا حرفه‌ای و پیچیده است و در هر مرحله از فرآیند ادغام، می‌توان داده‌های بی‌ارزش را شناسایی و به طور کامل حذف کرد. یکپارچه‌سازی نوعی سیستم مدیریت عملیات است که به کسب و کار امکان دسترسی به چندین ابزار مستقل و مکمل را می‌دهد. مقایسه سیستم‌های CRM و ERP، کمک بیشتری به شما در درک بیشتر این موضوع می کند. در تعریف کلی یکپارچگی، میزان توان سازمان در کنترل فرآیندها را بهبود بخشیده و صرفه‌جویی در زمان و هزینه و در نتیجه افزایش کارایی و اثربخشی را به دنبال دارد.

یکپارچه‌سازی نرم‌افزار به سیستم‌هایی اطلاق می‌شود که نیازهای کسب و کار را در یک قالب کامل بیان می‌کند.

مزیت‌های پلتفر‌های یکپارچه‌ساز نرم افزار

• به صرفه است و سبب کاهش هزینه‌های مدیریت اپلیکیشن‌ها می‌شود.
• تمام کسب و کارها و وظایف را شفاف‌سازی می‌کند.
• سبب بهبود، همگام‌سازی و خودکار شدن کسب و کار می‌شود.
• سبب راحتی دسترسی اطلاعات می‌شود.
• سبب استانداردسازی فرآیندهای کاری می‌شود.
• سبب افزایش سرعت ارائه خدمات می‌شود.
• به افزایش راندمان کاری کمک می‌کند.
• زمان دید واقعی را بهبود می‌بخشد.
• سبب جمع‌بندی داده‌های ارزشمند می‌شود.

انواع روش‌های یکپارچه‌سازی نرم افزار

1. یکپارچگی ستاره: به ایجاد ارتباط در بین تمام زیر سیستم‌ها یکپارچگی ستاره گفته می‌شود. در این حالت است که سیستم‌ها می‌توانند به مابقی سیستم‌ها متصل شوند.
2. یکپارچگی افقی: ایجاد زیرسیستم‌ها برای هدف‌هایی از قبیل ارتباطات می‌تواند یکپارچگی افقی ایجاد کند. در اصل از هیچ سیستمی تاثیر نمی‌پذیرد و به سادگی قابلیت اصلاح، جایگزینی و افزایش را دارد.
3. یکپارچگی عمودی: در این گزینه واحدهای کاربردی تولید شده، و پس از آن به حالت عمودی یکپارچه‌سازی می‌شود. این سیستم سبب اجرای نمای نامرتبط، جهت مقیاس پذیری سیستم می‌شود.
4. اجرای فرمت مشترک داده: این سیستم که به آن نمایه یکپارچه سازی برنامه کاربردی سازمانی نیز گفته می‌شود، نشانگر ایجاد یک قالب مشترک و متفاوت از قالب خاص برنامه کاربردی بوده که در نهایت منجر به یکپارچه سازی می‌شود.

ابزارهای یکپارچه‌سازی

همانطور که گفته شد استفاده از سیستم‌های یکپارچه‌سازی مزیت‌های زیادی نسبت به سیستم‌های سنتی دارد. همچنین این امکان به تنهایی قابل ایجاد نیست. ابزارها و نرم‌افزارهای زیادی به کمک می‌آیند تا فرآیند کسب و کار را بهبود ببخشند. برخی از این ابزارها مانند: نرم ‌افزار CRM، برای کاربرد بهتر باید با سایر بخش های سیستمی سازمان یکپارچه شوند.

اولین قدم برای یکپارچه‌سازی، کشف و ارائه مشخصات اصلی و ظریف سیستم‌هایی هستند که تمایل به یکپارچه سازی آن‌ها را دارید.

نرم‌افزارهای یکپارچه‌سازی

1. نرم افزار ERP

این سیستم که به عنوان نرم‌افزار مدیریت منابع انسانی شناخته شده است، از اصلی‌ترین روش‌های یکپارچه‌سازی کسب و کارهاست. این سیستم با هدف مدیریت کارکردهای امور مالی، منابع انسانی، واحدهای فروش، واحدهای بازاریابی، تولید و زنجیره تامین، پیاده‌سازی می‌شود. کاربرد این نرم افزار به سبب انعطاف‌پذیری بالا بسیار زیاد بوده و هزینه‌ای بصرفه دارد. نرم افزار ERP با ساده‌سازی فرآیندها، یک کسب و کار را هوشمند می‌کند.

2. نرم افزار CRM

این سیستم نیز می‌تواند بخشی از نرم افزار ERP باشد. CRM در اصل ساده‌ترین راه برای ارتباط با مشتری است. این نرم افزارها سبب بهبود ارتباطات شرکت با مشتریانش می‌شود. از ویژگی‌های اصلی سیستم مدیریت ارتباط با مشتریان، می‌توان به کاهش هزینه ارتباطات اشاره کرد. سی ار ام، در اصل ابزاری برای بهره‌گیری از قدرت تصمیم‌سازی داده‌ها ست.

3. سیستم مدیریت پایگاه داده

سیستم‌های مدیریت پایگاه داده نظیر sql، سیستم‌های نرم افزاری بسیار خاصی هستند که برای ذخیره کردن، بازیابی و اجرای مواردی مانند کوئری‌ها بر روی داده‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرند. این سیستم‌ها از محبوب‌ترین‌های یکپارچه‌سازی شناسایی شده و به عنوان یک رابط و واسطه بین کاربر و پایگاه داده‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد. مدیریت پایگاه داده سبب ایجاد، خوانده شدن، به روزرسانی و حذف داده‌ها در پایگاه داده توسط کاربران می‌شود. از ویژگی‌های اصلی این سیستم می‌توان به قابلیت یکپارچه شدن با نرم ‌افزار CRM اشاره کرد.

سخن نهایی

امروزه با گسترش فناوری اطلاعات و ارتباطات نمی‌توان امور سازمان‌ها و کسب و کارها را به روش سنتی و پراکنده مدیریت کرد. همین موضوع سبب شده است که نیاز مبرم به نرم‌افزارهای یکپارچه سازی بیشتر از همیشه حس شود. ابزارهای زیادی وجود دارد که این کار را به بهترین حالت انجام می‌دهند. ابزارهایی مانند سیستم‌های مدیریت پایگاه داده، CRMها و ERPها. کافیست با آشنایی کامل اقدام به استفاده کرد. در این حالت است که شاهد یک سیستم یکپارچه، مصمم، قوی و بی‌نقض خواهید بود.