نرم افزار CRM یکی از ابزارهای لازم و مبرم فروش است. مشتری تحصیل کرده امروز، انتظار دارد که کارشناسان فروش در هر زمان بتوانند پاسخ های فوری، مستقیم و متناسبی را به او ارائه دهند. اگر تیم‌های فروش، زمان زیادی را صرف فعالیت‌هایی غیر از فروش بکنند، این انتظار مشتری برآورده نخواهد شد.
بنابراین اعضای تیم فروش باید از ابزارها و فرآیندهایی مانند نرم افزار CRM استفاده کنند که کارایی و بهره وری را به حداکثر برساند و به آنها این اجازه را بدهد تا روی موارد مهم‌تری، مانند مشتری و درآمد موثر تمرکز کنند. اما این حقیقت بر کسی پنهان نیست که فروشندگان، بیشتر زمان خود را صرف انجام فعالیت‌هایی خارج از حوزه فروش می‌کنند.
۶۴ درصد زمان فروش صرف کارهای دیگر می شود!
در حقیقت طبق اطلاعات CSO Insights، فروشندگان تنها ۳۶ درصد از وقت خود را صرف کارکرد اصلی فروش می‌کنند و در مقابل، بخش زیادی از زمان آنها را صرف کارهای دستی و اداری می‌شود.
بسیاری از این فعالیت‌ها، فرآیندهای مورد نیاز برای تولید اسناد است. زیرا فروشندگان مجبورند مدارک متعددی را در طول چرخه فروش تهیه و ارسال کنند. و همه این فرایندها برای این است که تیم‌های فروش بتوانند عملکردی بهتر و موفق تری داشته باشند. ازاین رو این نوع فعالیت‌ها که به آنها نیاز است اما تاثیرگذاری پایینی دارند؛ نیازمند خودکارسازی با ابزاری چون نرم افزار CRM است.
بدیهی است که انجام این فعالیت‌ها و تهیه این اسناد به صورتی دستی، مشکلاتی را نیز در بر خواهد داشت.
چند نمونه از مشکلات رایج حاصل از فرآیند تولید دستی سند
- دسترسی ضعیف به وضعیت سند: اسنادی که در یک بانک اطلاعاتی مرکزی و یکپارچه مانند نرم افزار سی آر ام ذخیره نشده اند و قابل ردیابی و دسترسی سریع نیستند، می‌توانند خطر آفرین باشند. چراکه در اکثر اوقات، تیم فروش باید سریعا به سوالات پاسخ دهند و برای این امر باید به راحتی به اطلاعات دسترسی داشته باشند. عدم وجود یک بانک اطلاعاتی مرکزی، می‌تواند چالش برانگیز، وقت گیر و غیرقابل اطمینان باشد؛ زیرا نیازمند جستجوی منابع مختلف مانند ایمیل‌های ارسالی و درایوهای محلی است.
- قالب بندی متناقض اسناد و نام تجاری: هنگامی که فروشندگان، خود اسناد را تولید و توزیع می‌کنند ، اطمینان از اینکه اسناد از نظر ظاهری مطابق با برند یک شرکت باشد، غیرممکن است. متأسفانه، هنگامی که اسناد ارسال شده به مشتریان از لحاظ ظاهری و برندسازی متناقض با واقعیت باشد می‌تواند در وجهه و شهرت یک شرکت خدشه وارد کند یا حتی باعث از بین رفتن تمامیت برند یک شرکت شود.
- کپی و پیست کردن: واضح است کپی و پیست کردن برای ایجاد محتوای سند، زمان ارزشمند کارمند را هدر می‌دهد و خطاهایی را نیز به دنبال دارد. خطاها می‌توانند باعث ایجاد تاخیر و دوباره کاری در روند فروش شوند که هم برای فروشندگان و هم برای مشتریان ناخوشایند خواهد بود.
برای کمک به حل این مشکلات ، تیم‌های فروش نیازمند فرایندی هستند که بتواند به طور خودکار یک سند را تولید کند. این سند می‌تواند یک سند Word، اکسل ، ایمیل، HTML یا مواردی دیگر باشد. به طور کلی، تولید اسناد از طریق نرم افزار CRM، به ساده تر کردن کل فرایند فروش و از بین بردن نقاط ضعف کمک می‌کند.
CRM چگونه فرایند فروش را بهبود می‌بخشد؟
- مشاهده بیشتر اسناد: بسیاری از راه حل‌های تولید اسناد به طور همزمان یک نسخه از سند را مستقیماً در نرم افزار CRM سازمان ذخیره می‌کنند. این امر به هر یک از اعضای تیم اجازه می‌دهد تا دید بیشتری نسبت به اسناد از قبیل تاریخ، زمان ایجاد و ارسال سند داشته باشند و همچنین دسترسی به مطالب سند برای مشاهده بیشتر به راحتی صورت پذیرد.
تعامل با مشتری غالباً خواستار دسترسی سریع به محتویات اسناد است، این در صورتی امکان پذیر است که تمام اسناد از قبل در نرم افزار سی ار ام ذخیره شده باشند تا برای مراجعه بتوان به راحتی به آنها دسترسی داشت. - ایجاد ثبات برند: با وجود نرم افزار سی ار ام، تیم‌های فروش و مدیران شرکت، دیگر نگران ارسال اسناد نامنظم و متناقض با نام تجاری نخواهند بود و همچنین قالب‌های اسناد می‌توانند از پیش تعریف شده و به راحتی مدیریت شوند و به دنبال آن اطمینان حاصل می‌شود که نسخه فعلی ِایجاد شده که در اختیار مشتریان قرار می‌گیرد، صحیح و بدون اشکال است.
- از بین بردن فرایند کپی کردن به صورت دستی و جایگذاری اطلاعات در یک سند جدید: با استفاده از نرم افزار سی آر ام، یک الگوی یا قالب از قبل ایجاد می‌شود و هنگام تهیه یک سند از آنها استفاده می‌شود. این امر نیاز به کپی و پیست کردن اطلاعات از منابع دیگر را از بین می‌برد و از بروز خطاهایی که هنگام انجام این فعالیت به صورت دستی ایجاد می‌شوند، جلوگیری می‌کند. همچنین از آنجایی که کپی و پیست کردن فعالیتی بسیار کند و زمان‌بر است، بنابراین حذف این فعالیت، صرفه جویی در وقت و افزایش بهره‌وری را به دنبال خواهد داشت.
مثالی از حل مشکلات فروش با CRM
شرکت‌هایی که روند کار فروش را از طریق اجرای رویکرد مدیریت ارتباط با مشتری crm و با یکپارچه سازی اطلاعات انجام می‌دهند، درآمد شرکت خود را تا بیش از دو برابر در سال افزایش می‌بخشند. این شرکت‌ها همچنین طول چرخه فروش خود را کوتاه می‌کنند، این در حالی است که سایرین چرخه فروش طولانی‌تری را تجربه خواهند کرد.
به عنوان مثال ، Dimelo ، یک شرکت نرم افزاری و ارائه دهنده خدمات B2B؛ با یک فرآیند پیچیده تولید قیمت روبرو شد.
تیم فروش این شرکت، موظف بود با توجه به شرایط مختلف ارائه خدمات نرم افزار اعم از مکانی که مشتری در آن قرار داشت و انجام همه امور به چندین زبان، اقدام به قیمت‌گذاری کند. علاوه بر این، قیمت گذاری بسیار پیچیده و به روز نگه داشتن قیمت‌گذاری دشوار بود.
تکرار فروش‌های شخصی و ایجاد اسناد در قالب Word فرایند کار را سخت و مستعد خطا کرد که همین امر منجر به اختلاف در برندسازی و قیمت گذاری نادرست شد.
Dimelo با کمک فن آوری تولید اسناد و با استفاده از نرم افزار CRM قادر به افزودن و اصلاح قالب‌ها در کل فرآیند برای رفع نیازهای در حال تحول شد. این قالب‌ها شامل کتاب‌های قیمت و قالب‌های ارائه دهنده قیمت به زبان‌های مختلف بودند. در نتیجه، تیم فروش Dimelo توانست با مجموعه ای صحیح از شرایط و ضوابط ، به سرعت و به صورت خودکار اسناد را به زبان مقصد تولید کند و استفاده از نرم افزار CRM باعث شد تا این تیم، فرایند تولید سریع قیمت گذاری را نیز تجربه کند.
CRM زمان را به تیم فروش باز می گرداند
فن آوری تولید اسناد نقش اساسی در چرخه فروش دارد و باید در هنگام برنامه ریزی برای توانمندسازی تیم‌های فروش و ایجاد بهینه سازی و کارآیی فرایند فروش در نظر گرفته شود.
استفاده از نرم افزار اتوماسیون و سیستماتیک اجرای فرایندهای فروش و بازاریابی مربوط به مدریت ارتباط با مشتریان آنچنان که در تعریف crm چیست آمده است به همراه حذف فرایندهای دستی، زمان را به تیم فروش باز می‌گرداند، خطاها را کاهش می‌دهد و به فروشندگان این امکان را می‌دهد تا روی مهمترین جنبه فروش یعنی ارتباط مستقیم با مشتری و چشم انداز تمرکز کنند.