چرا گزارش‌های تحلیلی در سازمان‌ها از اهمیت بالایی برخوردارند؟ چرا مدیران به داده‌ها و اطلاعاتی که از گزارش‌های سازمانی دریافت می‌کنند نیاز دارند؟ این گزارش‌ها چه نقشی در پیشبرد اهداف یک سازمان و تصمیم‌های مدیران دارند؟
پیش از پاسخ دادن به این سوال‌ها بهتر است با مفهوم استراتژی و معنای آن بیشتر آشنا شویم.
استراتژی چیست؟
استراتژی برنامه‌ای عملیاتی است که برای دستیابی به هدفی مشخص طراحی شده است. برنامه‌ای که مجموعی از انتخاب‌هاست. انتخاب‌هایی که فرصت‌های مختلف و گسترده‌ای برای تعیین و دستیابی به اهداف در اختیار ما قرار می‌دهند.
سازمان‌ها برای حرکت در مسیر اهداف‌شان به استراتژی‌هایی قابل اطمینان نیاز دارند تا بر اساس آن‌ها در مسیر اهداف‌شان حرکت کنند. تحلیل استراتژیک داده‌ها درک و بینشی عمیق از روند تغییرات، تاثیرپذیری و فرایندهای سازمانی فراهم می‌آورد. زیرا سازمان‌ها از بخش‌های مختلفی تشکیل شده‌اند. هر بخش وظایف مشخصی بر عهده دارد که عملکردشان را شکل می‌دهد و مدیران بر اساس عملکردهاست که می‌توانند استراتژی‌های راهبردی را در سازمان پیاده‌سازی کنند.
اما عملکرد کارمندان یک سازمان را چگونه می‌توان ارزیابی کرد؟
شناخت بهتر کارمندان، بررسی فعالیت‌های آن‌ها، نحوۀ برقراری ارتباط آن‌ها با مشتریان از طریق شرکت در جلسات، مکالمات تلفنی و ارسال ایمیل‌ها؛ درک و دیدگاه مدیران برای تصمیم‌گیری را وسعت می‌دهد تا مسیر دقیق و روشنی برای اجرای اهداف خود داشته باشند و عملکرد کارمندان و سازمان را ارزیابی و استراتژی‌های خود را بهینه‌سازی کنند. به همین منظور گزارش‌های تحلیلی نقشی کلیدی دارند.
تهیۀ گزارش‌های تحلیلی، دقیق و پیشرفته نیاز اساسی سازمان‌هاست. گزارش‌هایی که بتوان به صحت اطلاعات آن‌ها اعتماد کرد.
چرا به گزارش‌های تحلیلی نیازمندیم؟
اگر بخواهیم اولین سوال این مقاله را پاسخ دهیم باید از فروش شروع کنیم. پارادیم‌های فروش، به سرعت در حال تغییر هستند و سازمان‌ها باید راه ارتباط با مشتری را بیاموزند. سازمان‌هایی که فقط به فکر فروش باشند، شکست می‌خورند. موفقیت یک سازمان، وابسته به مشتریان وفادار و اعتماد مشتریان جدید است. چگونگی خلق این اعتماد کلید اصلی موفقیت سازمان‌هاست.
برای اینکه یک سازمان بتواند با مشتریان بهتر تعامل برقرار کند، باید از ابزارهای پیشرفتۀ فروش مثل CRM کمک بگیرد. CRM شامل داده‌ها و ویژگی‌هایی است که می‌تواند به ارتباط بهتر سازمان با مشتری‌هایش کمک کند. وظیفۀ اصلی CRM اندازه‌گیری و معیارسنجی اطلاعات دریافتی از مشتریان است.
بهتر است از CRM هوشمند و جامعی بهره بگیرید که تمامی این قابلیت‌ها را در طراحی ماژول‌هایش گنجانده باشد.
تمامی فرآیند‌های سازمان از جمله فرآیند فروش قابلیت پیاده‌سازی در نرم افزار CRM پیام‌گستر را دارند. با پیاده‌سازی فرآیند فروش از زمانی که یک سرنخ با کسب و کار شما اولین ارتباط را برقرار کند تا زمانی که به مشتری تبدیل بشود یا نشود در CRM ثبت می‌شود. در طول این فرآیند، اطلاعاتی مثل کانالی که سرنخ با کسب‌و‌کارتان آشنا شده، کارشناسی که مسئول پیگیری فروش سرنخ بوده، خواسته‌ها، خلقیات و رفتار سرنخ، محصولی که برای بازاریابی سرنخ استفاده شده و… از اطلاعاتی است که برای هر سرنخی که وارد فرآیند فروش می‌شود قابلیت ثبت شدن دارد. پس می‌توان با تحلیل گزارشات فرآیند فروش به اطلاعات واقعی رسید که نشان‌دهندۀ وضعیت کنونی فروش شرکت است و استراتژی فروش را بر اساس واقعیات و نه حدس و گمان برای آینده تدوین کرد.
CRM چه کمکی به استراتژی‌های فروش می‌کند؟
ارزیابی عملکرد فروش
CRM کمک می‌کند بدانید روزانه چه تعداد تماس تلفنی با مشتریان گرفته شده و چه تعدادی از مشتریان از طریق ایمیل به سراغ شما آمده‌اند؟ به کمک تحلیل داده‌های CRM می‌توانید به طور دقیق کارایی عملکرد تیم فروش خود را ارزیابی کنید و ببینید آیا سیستم فروش شما درست کار می‌کند یا نه. با ارزیابی عملکرد تیم فروش می‌توانید برنامه‌ریزی‌ای دقیق برای روزهای هفته آن‌ها داشته باشید تا میزان بهره‌وری تیم فروش بالاتر برود و مدیریت زمان بهتر انجام شود.
بررسی فرصت‌های فروش ناموفق
با بررسی علت‌های فرصت فروش ناموفق اطلاعات ارزشمندی دست پیدا می‌کنید که نشان دهنده گلوگاه‌های سازمان شما است. به‌عنوان مثال کارشناسان فروش شما اجازۀ تخفیف به مشتری را ندارند و بعد از بررسی علت خرید نکردن مشتریان متوجه می‌شوید به دلیل مبلغ بالا بیشترشان درخواست تخفیف داشته‌اند. پس این موضوع می‌تواند شما را برای تغییر استراتژی فروش مصمم کند.
تصور کنید تعداد زیادی از مشتریان به دلیل بالا بودن هزینۀ حمل وتقل از شما خرید نکرده‌اند، راه‌حلی هوشمندانه می‌تواند به حل مشکل شما کمک کند.
نمونۀ گزارش‌های تحلیلی از فرصت‌های فروش ناموفق که با استفاده از نرم افزار CRM پیام‌گستر به آن‌ها دسترسی دارید:
- لیست کلی فرصت‌های فروش ناموفق
- تعداد فرصت‌های ناموفق به تفکیک منابع و دلایل شکست
- مبلغ تخمینی فرصت‌های ناموفق به تفکیک کارشناسان فروش
- تعداد فرصت‌های ناموفق به تفکیک دلایل شکست
- لیست فرصت‌های باز
بررسی فرصت‌های فروش موفق
با بررسی فرصت‌های فروش موفق می‌توانید محصولات پر فروش‌تان را معین کنید و بازاریابی بیشتری بر روی آن محصولات انجام دهید، یا می‌توانید مشتریانی که چند خرید از شما داشته‌اند را شناسایی کنید و بازاریابی محصولات لوکس و VIP را بر روی این افراد انجام دهید تا احتمال فروش خود را بالا ببرید. همچنین با بررسی دلایل موفقیت فرصت‌ها با رفتار و علایق مشتریان خود آشنا می‌شوید و می‌توانید از این اطلاعات برای تدوین استراتژی فروش استفاده کنید.
نمونۀ گزارش‌های تحلیلی از فرصت‌های فروش ناموفق که با استفاده از نرم‌افزار CRM پیام‌گستر به آن‌ها دسترسی دارید:
- لیست فرصت‌های موفق
- لیست فرصت‌های موفق به تفکیک محصولات
- دلایل موفقیت فرصت به تفکیک کارشناسان
- تعداد فرصت‌های موفق به تفکیک منابع فرصت
- تعداد فرصت‌های موفق به تفکیک دلیل
CRM داده‌های مهمی از معاملات در اختیارتان قرار می‌دهد و درمی‌یابید چه معاملاتی با موفقیت به نتیجه رسیده‌اند و کدام یک از اعضای تیم فروش شما این معاملات را انجام داده‌اند. بنابراین، می‌توانید فرصت‌های مناسب برای فروش را به تیم‌های توانمند خود بسپارید.
پیش‌بینی فروش
کمپین‌های تبلیغاتی را از دست ندهید. گزارشی که از لیست فروش حاصل شده از کمپین‌های تبلیغاتی به دست می‌آید. با گزارش‌ساز پیام‌گستر می‌توانید علایق مشتریان و محصولات پرطرفدار خود را شناسایی کنید و از طریق آن برای توسعۀ محصول، برنامۀ تبلیغاتی، فرآیند فروش و پس از فروش راهبردهای بهبوددهنده طراحی کنید.
لوله‌کشی فروش(ارزیابی مسیر فروش)
به کمک این داده‌ها در CRM، می‌توانید مسیر فروش خود را ارزیابی کنید. به این معنی که متوجه شوید در چه مرحله‌ای و بعد از چند بار مذاکره، فروش موفق شما اتفاق افتاده است. بنابراین، می‌توانید برای فروش ماه‌های آینده خودتان هم برنامه‌ریزی کنید. تحلیل داده‌های CRM نشان می‌دهد که:
- چه زمانی صرف شده تا یک قرارداد به مرحله نهایی شدن برسد؟
- چند درصد از قراردادهای شما به مرحلۀ بعدی مذاکرات رسیده است؟
- قیمت هر قرارداد و سود حاصل از آن چقدر بوده است؟
- کدام مرحله در فروش بالاترین بهره‌وری را داشته است؟
تحلیل این داده‌ها کمک می‌کند زمان نهایی‌سازی قراردادها کوتاه‌تر شوند.
میانگین زمان نهایی شدن فروش
گزارش تحلیلی دیگری که با استفاده از سی‌آرام پیام‌گستر به آن دسترسی دارید بازۀ زمانی از ثبت فرصت فروش تا تاریخ بسته شدن فروش است. به کمک این گزارش زمان صرف‌شده برای هر فروش را به‌دست آورده و در وسعت بیشتر می‌توانید میانگین زمان نهایی شدن فروش را در تیم فروش خود محاسبه کنید و برنامه‌ریزی دقیق‌تری برای افزایش بهره‌وری و اثربخشی وظایف پرسنل خود داشته باشید.
بازخوردهای مشتریان
فراموش نکنید هر بازخوردی از جانب مشتریان می‌تواند در فروش شما تاثیر داشته باشد. اعتراضات مشتریان، فعالیت‌های آن‌ها و مکالماتی که با آن‌ها انجام شده است، همگی در CRM ذخیره می‌شوند. یک سازمان موفق، باید اطلاعات مشتریان را ثبت کند. این کار باعث می‌شود که درصد خطا در فروشندگان پایین بیاید. همچنین می‌توانید این اطلاعات را به روزرسانی و تکمیل کنید. با به‌روز‌رسانی، تکمیل و در نهایت تحلیل این اطلاعات ا پیش‌بینی رفتار مشتریان برای شما آسان‌تر از قبل خواهد بود و قدرت شما در ارائۀ آنچه واقعا نیاز و خواستۀ مشتریان است بیش‌ازپیش افزایش می‌یابد.
نتیجه گیری
CRM کمک می‌کند متوجه شوید پروسه فروش شما چگونه پیش می‌رود، چه تغییراتی لازم است در سیستم فروش خود ایجاد کنید تا نتیجۀ بهتری بگیرید. اگر می‌خواهید خوب بفروشید، یادتان نرود آهن را تا زمانی که داغ است می‌توانید بکوبید. CRMپیام‌گستر، قدرت فروش شما را متحول می‌کند تا بتوانید سریع‌تر و آسان‌تر بفروشید.
منابع :