با تغییرات بنیادین در ساختار کسب و کارها، بسیاری از شرکت ها به مدلهای جدید کاری مثل دورکاری یا استفاده از ساعت های شناور روی آوردند، اما همچنان روش سنتی ورود و خروج در بسیاری از شرکتها مورد استفاده قرار می گیرد. کسب و کارهای نوپا و استارتاپ ها، با الهام گرفتن از تجارت مدرن، کمابیش از ساعات کاری منعطف و شناور استفاده می کنند ولی باز هم استفاده از دستگاه و نرم افزاری برای ثبت ورود و خروج پرسنل لازم است.
این نرم افزارها که به سیستم های حضور و غیاب شهرت دارند تقریبا در همه ی سازمان ها وجود دارند. در این مقاله قصد داریم ابتدا جزئیات هر مدل کاری را بررسی کرده و سپس بهترین نرم افزارهای حضور و غیاب را معرفی کنیم. در ادامه به ارتباط آنها با نرم افزار CRM خواهیم پرداخت.
معرفی سیستم حضور و غیاب
همانطور که پیش تر اشاره شد، نحوه ی برخورد با زمان حضور پرسنل به سه دسته ی متفاوت تقسیم میشود:
- در شرکتهای سنتی، عموما قوانین ورود و خروج پرسنل به این شکل است که همه ی کارکنان باید در زمان مشخصی در شرکت حاضر شده و در زمانی مشخص از شرکت خارج شوند. این تفکر که رضایت بالای کارکنان را به همراه نخواهد داشت، حاصل نگاه به روز نشده ی مدیران و تصمیم گیران این سازمانها و یا الزامات خاص کاری آن شرکت است.
- در دوران ایجاد بحرانها مثل همین شیوع ویروس کرونا، بسیاری از شرکت ها به دورکاری کارمندان روی آوردند. به همین جهت، به سیستمی نیاز دارند که مدت زمان انجام فعالیت کارکنان را اندازه گیری کرده و اصطلاحا ورود و خروج پرسنل را از راه دور ثبت کند. یکی از این ابزارها برنامه ی تایم داکتر (Time Doctor) است که در مقاله ی نرم افزارهای دورکاری به استفاده از آن اشاره کردیم.
- دسته ی دیگری از شرکت ها، مبنای ورود و خروج کارکنان خود را بطور شناور تعیین می کنند. به این معنی که:
به میزانی که دیرتر از ساعت معمول در شرکت حاضر شوند(تا سقفی مشخص) ، می توانند دیرتر از شرکت خارج شوند تا زمان تاخیر صبح جبران شود. این نوع از فعالیت برای اکثر پرسنل دلچسب تر است و طبق آمار، راندمان کاری را افزایش می دهد.
نکته ی واضح آن است که در هر حالت نیاز به پایش ساعات ورود و خروج و زمان کار پرسنل احساس می شود. به همین منظور سامانه های ثبت حضور و غیاب افراد به شرکت ها راه پیدا کردند. در گذشته این دستگاه ها با کارت های شخصی افراد کار می کردند و پرسنل باید اصطلاحا ” کارت میزدند ” ، ولی توجه به مسائل مختلف مثل بهداشت، هزینه ها، اشتباهات انسانی و … باعث شد کم کم این کارت ها جای خود را به اثر انگشت افراد بدهند. پس از اینکه نرم افزار حضور و غیاب با اثر انگشت در دنیا فراگیر شد، این دستگاه ها به ایران هم رسیدند. در ادامه برخی از بهترین دستگاه های ثبت ورود خروج و حضور غیاب ایرانی را معرفی خواهیم کرد.
انواع نرم افزارهای حضور غیاب(تردد)
انواع مختلفی از سامانه های حضور و غیاب وجود دارد که به طور کلی به ۳ دسته تقسیم بندی می شوند:
⓵ نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
برای استفاده از این نرم افزارها نیازی به نصب آنها در سیستم خود نخواهید داشت. به همین دلیل به سادگی می توانید از طریق مرورگر و اینترنت به آنها دسترسی داشته باشید. از مزایای آنها می توان اشاره کرد به:
- عدم اشغال فضا و حافظه
- دسترسی آسان از طریق مرورگرهای اینترنت در هر زمان و مکان
- استفاده همزمان تعداد زیادی از کاربران
- بهره مندی از سیستم ماژولار
⓶ سیستم حضور و غیاب آنلاین
این سیستم ها با نرم افزارهای حضور غیاب تحت وب شباهت زیادی دارند، نکته ی متمایز کننده ی آنها توانایی ثبت بی نهایت مکان برای آغاز فعالیت کاری است. به این صورت که از طریق لوکیشن گوشی های هوشمند می توان Location را ثبت کرد و فعالیت را آغاز کرد.
مهمترین مزیت آن، استفاده بصورت دائمی از طریق اینترنت است و مناسب برای مشاغل منعطف که وابسته به مکان خاصی نیستند، می باشند. این اتفاق در اکثر نرم افزارهای سازمانی وجود دارد، مانند نرم افزار crm ابری؛ (که در همین رابطه در مقالهی تفاوت نرم افزار CRM ابری و تحت وب به بررسی تفاوت نرم افزار های کلود و تحت وب در حوزه سی آر ام پرداخته ایم.)
⓷ اپلیکیشن حضور و غیاب و نرم افزارهای سیستم عاملی
اپلیکیشن های حضور و غیابی که در دستگاه های هوشمند نصب میشوند، به عنوان برنامههای اندروید، آی او اس (آیفون) و ویندوز شناخته میشوند. مزیت این برنامهها آن است که در زمان عدم دسترسی کارمندان به سیستم حضور و غیاب در شرکت به دلایل مختلف ( مثلا جلسات کاری یا … )، می توانند از طریق این اپلیکیشن ها از راه دور، ورود و خروج خود را ثبت کنند.
لیست بهترین نرم افزار های ایرانی ثبت حضور غیاب
یکی از ملزومات هر شرکت استفاده از سیستم های حضور و غیاب و حقوق دستمزد پرسنل است. مساله ای که اهمیت زیادی دارد این است که این سیستم ها باید با یکدیگر یکپارچه باشند تا کارهای زمان بر و دستی حذف شوند. از ترکیب این نرم افزارهای حضور غیاب و CRM در مشاغل مختلف استفاده می شود.
نرم افزار جامع حضور و غیاب و حقوق دستمزد ویسمن
نرم افزار حضور و غیاب ویسمن یکی از راهکارهای مناسب برای حضور و غیاب کارکنان در مکانهایی مانند بیمارستانها، هتلها، فروشگاهها و کارخانهها است. بر اساس ویژگیهای مطرح شده در سایت این نرم افزار، علاوه بر بررسی حضور غیاب کارمندان میتوان از قابلیتهای دیگری مثل اختصاص پارامترهای حقوقی، تعریف سنوات پرسنل، ثبت پرونده پرسنلی و استخدامی و … هم برخوردار شد.
برای دانلود نرم افزار ویسمن و استفاده از دموی آن در نسخههای مختلف ویندوز، اندروید و تحت وب میتوان به سایت نرم افزار مراجعه کرد.
قابلیتهای نرم افزار ویسمن عبارتاند از:
- فرمول نویسی برای دریافت فیش حقوقی و پارامترهای حقوقی
- همسو شدن با بیمه تامین اجتماعی و اداره مالیاتی
- ارائه مستندات حضور و غیاب کارمندان
- قابلیت یکپارچگی با نرم افزارهایی از جمله سپیدار، چارگون، امین آیکن
- ایجاد، ویرایش و حذف گزارش در لحظه توسط مدیران
- محاسبهی حقوق کارمندان از زمان جذب تا تسویه حساب
نرم افزار حضور و غیاب آنلاین دینگ
نرم افزار حضور و غیاب دینگ یکی از سامانههای قابل استفاده در شرکتهای کوچک و متوسط، انواع استارتآپها، فروشگاهها و فروشگاههای با شعب متعدد است. این اپلیکیشن برای ذخیرهسازی اطلاعات از فضای ابری استفاده میکند.
یکی از مزایای سامانه حضور و غیاب دینگ برقراری ارتباط بین بخشهای مختلف یک سازمان یا یک فروشگاه به صورت آنلاین است که باعث میشود مدیران بتوانند با یک سیستم ساده و درهر مکانی به مدیریت کارها و کارمندان خود بپردازند.
نرم افزار دینگ حضور و غیاب یکی از راهکارهای بسیار مناسب برای مدیرانی است که میخواهند با صرف هزینهی اندک، بر رفتوآمد کارمندان و ساعات حضور وغیاب آنها نظارت کنند.
نرم افزار حضور غیاب افق
سیستم حضور و غیاب افق از سامانهی مناسب برای انواع شرکتها، مدارس، کارگاهها، کارخانهها و فروشگاهها و بدون محدودیت تعداد کاربران است. همچنین شرکت افق ارائه دهنده دستگاه و نرم افزار حضور و غیاب اثر انگشتی، کارتی و تشخیص چهره است که مدیران میتوانند با توجه به نیاز خود آنها را خریداری کنند.
نرم افزار حضور و غیاب افق برای سیستم عامل ویندوز به صورت رایگان موجود و از قابلیتهایی مثل تعریف تعداد پرسنل، تعریف شیفت کاری و گزارش گیری در ۱۶ مدل مختلف برخوردار است.
شرکت افق، نرم افزارهای گوناگونی را برای حضور غیاب ارائه کرده و مدیران میتوانند با مراجعه به سایت این شرکت بهترین آن را با توجه به نیاز سازمان خود انتخاب کنند.
نرم افزار حضور غیاب رادیکال
شرکت رایان پرسیس که در شهر مشهد واقع است، علاوه بر سایر محصولات مدیریت سازمانی خود، از نرم افزار حضور غیاب خود به نام رادیکال هم رونمایی کرده است. این سامانه با اتوماسیون سازی حضور غیاب؛ اطلاعات مربوط به ورود خروج، شیفتها، میزان عملکرد و مرخصیهای کارکنان را به راحتی ذخیره میکند و در صورت نیاز میتوان اطلاعات را بازیابی هم کرد.
امکانات سیستم حضور و غیاب رادیکال:
- ثبت اطلاعات مربوط به مرخصیها و ماموریتها به صورت روزانه و ساعتی
- تعریف انواع واحدها، اطلاعات مربوط به کارمندان، مرخصیها و ماموریتها
- وارد کردن اطلاعات مربوط به کارمندان از فایلهایی با انواع فرمتها مانند اکسل
- گزارش گیری به صورت جزئی و کلی از مرخصیها و ماموریتها
- مشخص کردن زمانهای مربوط به ورود و خروج
- استفادهی چند کاربره
- گرفتن خروجی در انواع فرمتها مانند اکسل، پی دی اف
نرم افزار حضور و غیاب کسرا
سیستم تردد کسرا در کنار سایر نرم افزارهای حوزه نیروی انسانی ارائه شده توسط این شرکت، مسالهی حضور و غیاب پرسنل را مرتفع کرده است. علاوه بر آن، دستگاه ثبت اثر انگشت در کنار سامانه حضور غیاب کسری به صورت جداگانه عرضه میشود.
نرم افزار حضور و غیاب کسرا شامل سیستمهای گستردهای در این حوزه از جمله نرم افزار کارکرد پرسنلی، نرم افزار کارکرد پرستاران، نرم افزار موبایل تردد و نرم افزار موبایل آوید است. همچنین میتوان از سامانهی تحت فضای ابری آن هم استفاده کرد.
شرکت مهندسی کسرا برای بهبود عملکرد سامانههای حضور و غیاب، سعی کرده نرم افزارهای هوشمند با عملکرد بهتری ارائه کند که از معروفترین نرم افزارهای این مجموعه میتوان به اپلیکیشن کسرا پلاس اشاره کرد که آن را کسرا همراه یا کسرا همراه پلاس مینامند. دانلود اپلیکیشنهای اندروید و ios کسرا همراه رایگان نیست و تنها شرکتهای تحت قرارداد شرکت کسرا میتوانند از سیستم حضور و غیاب آن بهرهمند شوند.
امکانات نرم افزار کسرا پلاس
- مشاهدهی لیست ترددها
- ثبت ترددها
- دو زبانه بودن نرم افزار
- ایجاد پروفایل اختصاصی برای هر کارمند
نرم افزار حضور غیاب تحت وب پالیز افزار
شرکت پالیز افزار مثل بسیاری از شرکتهای دیگر فعال در حوزه نرم افزارهای مدیریت منابع انسانی، در کنار برنامههای اتوماسیونی و سامانه تغذیه، سیستم حضور غیاب را برای کنترل تردد پرسنل ارائه کرده است. مدیران سازمانها میتوانند با استفاده از نرم افزار حضور و غیاب شرکت پالیز افزار که در نسخههای تحت وب و ویندوز ارائه میشود به کنترل تردد کارکنان خود بپردازند.پ
امکانات نرم افزار پالیز افزار:
- دسترسی به لیست حضور و غیاب پرسنل برای مدیران
- قابل استفاده برای انواع شرکتهای کوچک، متوسط و بزرگ
- تعریف اطلاعات کارمندان شامل اطلاعات کاربری، راهبری، سازمانی
- شناسایی کارمندان از طریق اثر انگشت و تشخیص چهره
- تعیین انواع مناسبتها و تعطیلاتها در تقویم آن
برای محاسبهی حقوق کارمندان و صدور فیش حقوقی نمیتوان از پالیز افزار حضور و غیاب استفاده کرد.
نرم افزار ثبت حضور غیاب دنیای پردازش
نرم افزار حضور غیاب دنیای پردازش برنامهای است که در کنار دستگاه حضور غیاب این شرکت به مشتریان عرضه میشود و به مدیران کمک میکند به کنترل تردد و لیست حضور و غیاب کارمندان دسترسی داشته باشند. شرکت دنیای پردازش جز اولین شرکتهایی است که اولین نرم افزار حضور غیاب فارسی را در نسخههای ویندوز و تحت وب ارائه داده است که هر کدام دارای ویژگیهای خاصی هستند.
ویژگیهای نرم افزار حضور و غیاب دنیای پردازش تحت ویندوز:
- مناسب برای شرکتهای متوسط و کوچک
- یکپارچگی با سیستم سلف رستوران شرکتها
- مناسب برای انجام کارهای اداری، تک کاربره و تحت شبکه
ویژگیهای نرم افزار حضور غیاب دنیای تحت وب:
- امکان یکپارچگی با دیگر سیستمهای پرسنلی
- امکان گزارشگیری با سرعت چند برابری نرم افزار تحت ویندوز
- امکان یکپارچگی با سیستم گردش کار تحت وب که سبب بالا رفتن سرعت کار میشود
- انجام انواع محاسبات برای شیفتهای چند قسمتی و بهرهوری پرستاران
نرم افزار حضور و غیاب جهان گستر
شرکت جهان گستر پارس رادن یکی از شرکتهای فعال در زمینه ارائه نرم دستگاهها و نرم افزارهای حضور غیاب است که محصولات خود را در دو نسخهی تحت وب و ویندوز ارائه کرده است.
نرم افزار تحت وب جهان گستر یکی از سیستمهای مناسب برای دسترسی به لیست حضور و غیاب آنلاین است و مدیران از مسافت دور میتوانند به بررسی اموری مثل مرخصی، محاسبه حقوق و کنترل ساعات ورود و خروج کارمندان خود بپردازند.
سایر نرم افزار های حضور غیاب ایرانی
علاوه بر این نرم افزارها، سیستم های ثبت حضور و غیاب دیگری هم در بازار ایران موجودند که در لیست زیر مشاهده می کنید:
- نرم افزار حضور غیاب داده پرداز سیراف
- سیستم ثبت ورود و خروج پرسنل وینا
- نرم افزار ثبت حضور و غیاب پردازش تردد
- نرم افزار حضور غیاب نرم افکار
- سامانه ثبت حضور غیاب پویش پژوه
- نرم افزار حضور غیاب آسان
- نرم افزار حضور و غیاب پرسنل فارسیب
نرم افزارهای حضور غیاب رایگان کدامند؟💰
برای دریافت بسیاری از نرم افزارها و سامانه های ثبت تردد پرسنل در ایران، نیاز به پرداخت هزینه مربوطه وجود دارد. در عین حال سیستم هایی هم وجود دارد که رایگان باشند ولی این ارائه خدمت، شکلهای مختلفی دارد؛ بعضا کاملا رایگان هستند و هیچ هزینهای ندارند. بعضی از این نرم افزارها نسخهی رایگانی را بصورت پایه ارائه میکنند که برای استفاده از امکانات و کاربران بیشتر، لازم است تا پکیج مورد نظر خریداری شود.
گونهی دیگری نیز وجود دارد که پس از خریداری نرم افزار، می توانید از پشتیبانی، آپدیت ها و امکانات خاص آن مادام العمر بصورت رایگان استفاده کنید. حتی بعضی از این سرویسها بصورت رایگان ولی برای مدت محدودی در اختیار کاربران قرار میگیرند. بررسی هر کدام از این عوامل در وبسایت ارائه کنندگان آنها در دسترس است. پس لازم است پیش از آنکه صرفا به رایگان بودن این نرم افزارها توجه شود، به نوع ارائهی این خدمت رایگان هم توجه کنید.
از برخی از این نرم افزارهای رایگان میتوان به ” رایان پرسیس، افق، نرم افکار، فارسیب، دیاکالا، اطلس، جهان گستر پارس، تردد و … ” اشاره کرد.
نرم افزار حضور غیاب برای سیستم عامل اندروید(Android)
این دسته از سیستم های حضور غیاب پرسنل یا بصورت یک اپلیکیشن مجزا هستند و یا به عنوان یک ابزار اضافی نرم افزارهای حضور غیاب تحت وب، برای دسترسی آسان تر و همیشگی، روی گوشی های هوشمند android یا IOS قابلیت نصب دارند. این نرم افزارها که از طریق مارکت های ایرانی و خارجی دانلود اپلیکیشن های گوشی و یا وبسایت های ارائه کنندگان قابل دسترسی هستند و بیشتر برای ثبت حضور و غیاب از راه دور و بدون نیاز به دستگاه ثبت می باشند، ممکن است رایگان و یا دارای هزینه بوده و شامل سیستم هایی مثل سامانه های حضور غیاب ” ویسمن، دینگ، پویش، تایمنیکس، راما و … ” می باشند.
راهنمای خرید نرم افزار حضور غیاب(کنترل تردد)
اما پس از این بررسی های اجمالی، به مهمترین نکات برای انتخاب بهترین نرم افزار حضور غیاب متناسب با نیاز هر کسب و کار خواهیم رسید. هر شرکت معیارهای مختلفی برای این انتخاب خواهد داشت؛ معیارهایی که عموما تنها در قیمت خلاصه نمیشود. در ادامه به برخی از این ویژگی ها میپردازیم:
۱-قابلیت همگام سازی با نرم افزارهای حسابداری و حقوق دستمزد
پس از استقرار یک نرم افزار حضور غیاب در شرکت، لازم است که این اطلاعات به سیستم دیگری وارد شوند تا گزارشات لازم از داده ها استخراج شود. نصب برنامه های مختلف در شرکت معایب مختلفی دارد، علاوه بر هزینههای مضاعف، کار با چند نرم افزار بصورت غیرمتمرکز دارای پیچیدگی ها و سختی هایی است که ممکن است سرعت و دقت را از سازمان ها سلب کند.
به همین دلیل بهتر است از نرم افزار حضور غیابی استفاده شود که یا ارائه کنندهی آن بتواند سایر نرم افزارهای سازمانی را تامین کند و یا توانایی داشته باشد با سایر نرم افزارهای دیگر از ارائه کنندگان مختلف یکپارچه شود.
۲-پشتیبانی مناسب
در کنار خرید نرم افزار مناسب حضور غیاب، تیم پشتیبانی آنها از اهمیت بالایی برخوردار است. باید به روزی فکر کرد که در سیستم به مشکلی برخورده اید و نیاز دارید با واحد پشتیبانی در تماس باشید. مدت زمان انتظار، تعداد اپراتورها، سامانه پیگیری مشکل و عوامل دیگر، نقش تاثیرگذاری در انتخاب یک سامانه منابع انسانی در شرکت ها می باشد.
۳-رفع دقیق نیازهای کسب و کار
اگر نیاز سازمان خود را نشناسید، مطمئنا انتخاب دقیقی برای نرم افزار خود نخواهید داشت. اینکه دقیقا از سیستم حضور و غیاب چه میخواهید، سبک کاری شما ممکن است بصورت دورکاری باشد یا خیر، چه نوع گزارشاتی از سامانه می خواهید و قرار است با چه نرم افزارهایی همگام سازی شود، از عوامل مهمی است که باید پیش از انتخاب مورد بررسی قرار گیرند.
۴-عملکرد آسان، ساده و کاربرپسند
هر اندازه هم که یک سیستم ثبت ورود خروج و حضور غیاب پرسنل، حرفهای، کامل و مقرون به صرفه باشد، اگر کاربری با آن راحت نباشد، خیلی زود کارایی خود را از دست میدهد. کاربر باید از کار با این نرم افزار لذت ببرد و فضایی کاربر پسند داشته باشد.
۵-قیمت متناسب
پس از جمع بندی کلی دربارهی ویژگی ها و امکانات نرم افزار پرسنلی، با نگاه به مجموع هزینه ها و فواید، می توان تصمیم گیری بهتری برای خرید نرم افزارهای غیر رایگان و یا استفاده از برنامه های رایگان انجام داد. چه بسا نرم افزارهای رایگانی که به اندازهی خود کار را راه میاندازند و چه بسا هزینه هایی که انجام می شوند و سرانجام بسیار خوشایندی خواهند داشت.
مقایسه برترین نرم افزارهای ثبت حضور غیاب(تردد) ایرانی
در ادامه بهترین سیستم های حضور غیاب را در قالب یک جدول مقایسه خواهیم کرد.
ردیف | نرم افزار حضور غیاب | پلتفرم | پشتیبانی | قیمت از (ریال) |
۱ | وینا | ویندوز | دارد | ۱۴٫۰۰۰٫۰۰۰ |
۲ | دینگ | اندروید / آیاواس | دارد | ۹٫۵۰۰٫۰۰۰ |
۳ | رادیکال | ویندوز | دارد | ۳٫۰۰۰٫۰۰۰ |
۴ | افق فرا ویژن | ویندوز | دارد | نامشخص |
۵ | زمان پرداز | ویندوز | دارد | ۵٫۵۰۰٫۰۰۰ |
۶ | آسان | ویندوز | دارد | ۷۰۰٫۰۰۰ |
۷ | نرم افکار | ویندوز | دارد | رایگان |
۸ | راما | تمام پلتفرم ها | دارد | ۱٫۰۰۰٫۰۰۰ |
۹ | اطلس | تحت وب / ویندوز | دارد | ۱۵۰٫۰۰۰٫۰۰۰ |
۱۰ | پویش | تحت وب / ویندوز / اندروید | دارد | ۳٫۰۰۰٫۰۰۰ |
۱۱ | تایمنیکس | تمام پلتفرم ها | دارد | رایگان |
نرم افزار CRM و نرم افزار ثبت حضور غیاب
در اختیار داشتن یک نرم افزار حضور غیاب حرفه ای شرط لازم برای کنترل کارکنان است. اما شرط کافی، بهره مندی از نرم افزار CRM در کنار این سیستم است. چرا؟
یک نرم افزار سی ار ام، وظیفهی افزایش سرعت و دقت در فرایندها را بر عهده دارد. پس از اینکه اطلاعات سامانه ورود و خروج ثبت شدند، به بستری نیاز دارید تا این داده ها به صورت شناور مورد استفاده بخش های مختلف قرار بگیرند.
از طرف دیگر برای بررسی دقیقتر وضعیت پرسنل، نیاز به سیستم گزارش دهی در سازمان ها است که پیام گستر با سابقهی طولانی در ارائه نرم افزارهای CRM به اذعان شرکت های مختلف، بهترین انتخاب برای این سیستم مدیریت پرسنل و ارتباط با مشتری است. برای آگاهی از مزایا و قابلیت های این نرم افزار، به مقالۀ CRM چیست مراجعه نمایید.
پیام گستر که بیش از ۳۰۰۰ مشتری فعال در سطح کشور دارد، نرم افزار دانش بنیان خود را بطور رایگان به مدت ۳۰ روز در اختیار کسب و کارها قرار داده است تا با دریافت دمو ، این نرم افزار را امتحان کنند.