مدیریت پروژه امروزه به یکی از مهم ترین ارکان هر سازمان تبدیل شده است، به طوری که وبسایت معتبر Computer World در مقاله ای اعلام کرد که اولویت شرکت ها برای استخدام، بعد از متخصصین IT به مهندسین مدیریت پروژه اختصاص دارد. هر سال تقاضا برای مدیریت پروژه بیشتر شده و این تقاضا دائما دامنه دانش وسیع تری را فرا می گیرد. پیش بینی می شود چابکی عرصه فناوری اطلاعات، کنترل پروژه از راه دور با دستگاه های هوشمند، مدیریت ریسک و امنیت داده ها هر روز اهمیت بیشتری پیدا کنند. با ما در این مقاله همراه باشید تا بتوانید با عملکرد و ویژگی‌های هر یک از ابزارهای مدیریت پروژه و تفاوت آن با نرم افزار CRM آشنا شوید تا در انتخاب بهترین نرم افزار مدیریت پروژه برای کسب و کارتان موفق عمل کنید.
مدیریت پروژه چیست؟
با توسعه کسب‌وکارها در سالهای گذشته، مدیریت پروژه در سازمانها بسیار اهمیت یافته است. به طوری که هر کسب‌وکاری باید افراد متخصص، مسئولیت‌پذیر و آگاه به فرایند مدیریت پروژه را برای کسب مزایای رقابتی در سازمان خود داشته باشد. تاثیر وجود یک فرد متخصص و مسلط بر مدیریت پروژه‌های سازمان، غیر قابل انکار است و نباید نادیده گرفته شود.
مدیریت پروژه شامل قوانین و اصولی است که چگونگی شروع پروژه، نحوه‌ی اجرا، قوانین و برنامه‌ریزی‌های لازم برای اجرای آن را مشخص کند. قطعا هر پروژه‌ای اهداف مشخصی دارد که مدیر پروژه با آگاهی کامل از ویژگی‌های پروژه و ظرفیت و توان تیم برای پیشبرد آنها، برنامه‌ریزی کند.
ویژگی‌های یک پروژه عبارتند از:
- موقت است
- آغاز و پایان مشخصی دارد
- شامل کارهای روتین نمی‌شود
- می‌تواند شامل افرادی خارج از سازمان باشد
- منابع مشخصی دارد
نرم افزار مدیریت پروژه چیست؟
نرم افزار مدیریت پروژه(Project management software) یکی از نرم افزار مدیریتی است و به مدیران پروژه‌ها کمک می‌کند تا بتوانند به بهترین شکل ممکن کارهای مدیریتی پروژه از جمله برنامه‌ریزی، شروع، چگونگی اجرا و پایان آن را انجام دهند. بنابراین آشنایی با نحوه عملکرد نرم افزارهای مدیریت پروژه لازم است.
معرفی برترین نرم افزارهای مدیریت پروژه
همانطور که در مقاله برترین مدیران دنیا اشاره شد، امروزه مدیریت شرکت ها نسبت به سالهای قبل تفاوت های چشمگیری داشته و روش های موفقیت سازمانها دستخوش تغییرات زیادی شده و معیارهای جدیدی را شامل می شود. پروژه های هر سازمان و یا به شکل جزئی تر، هر واحد در سازمان ها نیازمند مدیریت صحیح گروه برای پیشبرد پروژه و برنامه ریزی دقیق با دسترسی ساده کاربران به این برنامه ریزی ها می باشد. به همین منظور نرم افزار ها و برنامه های مدیریت پروژه در فضای اینترنت به تازگی محبوبیت بالایی کسب کرده اند که در اینجا قصد داریم به بررسی تعدادی از این نرم افزارهای محبوب بپردازیم:
🌟 ترلو (Trello)
نرم افزار مدیریت پروژه ترلو یکی از پرکاربردترین و فراگیرترین نرم افزارهای مدیریت پروژه است که به صورت کاملا رایگان در بستر وب و به صورت اپلیکیشن برای سیستم عامل‌های اندروید و آیفون وجود دارد.
استفاده از نرم افزار ترلو را می‌توان به استفاده از تخته وایت‌برد یا کاغذهای رنگی تشبیه کرد که افراد وظایف و برنامه‌هایشان را روی آنها می‌نویسند و در صورت انجام دادن، جلوی آنها تیک می‌زنند با این تفاوت که این سیستم سنتی، قابلیت‌های لازم برای ارسال وظایف به همه‌ی اعضای تیم را ندارد و موجب اتلاف وقت و هزینه می‌شود و عملکرد یکپارچه و منسجمی هم ندارد.
مدیران پروژه با استفاده از نرم افزار ترلو می‌توانند وظایف اعضای تیم خود را مشخص و میزان پیشرفت انجام هر کدام از وظایف توسط افراد را ارزیابی کنند.
کارها به دست اعضا را بسنجند. همچنین مدیران می‌توانند در صورت نیاز به صورت آفلاین وظایف را تغییر دهند.
مزایای ترلو
- کار کردن با نرم افزار ترلو بسیار راحت و آسان است و همه‌ی افراد حتی بدون دانش تخصصی می‌توانند از آن استفاده کنند. این نرم افزار دارای رابط تصویری جذابی است و کاربران می‌توانند از کار با آن لذت ببرند.
- هیچ محدودیتی در تعداد افراد وجود ندارد.
مدیران پروژه می‌توانند هرتعدادی از افراد درگیر در پروژه را که می‌خواهند عضو بوردهای ترلو کنند و در صورت نیاز با آنها تبادل اطلاعات و هم‌فکری داشته باشند.
- استفاده از نرم افزار ترلو رایگان است.
توسعه‌دهندگان نرم افزار ترلو از ابتدا آن را به صورت کاملا رایگان در اختیار کاربران قرار دادند تا همه‌ی افراد بتوانند از امکانات آن بهره ببرند و تنها برای استفاده از امکانات پیشرفته هزینه پرداخت کنند.
- ترلو برای سازمان‌های بزرگ و کوچک طراحی شده است.
ترلو به گونه‌ای طراحی شده است که همه‌ی سازمانها اعم از کوچک و بزرگ بتوانند از آن استفاده کنند. به عنوان مثال برای فعال کردن قابلیت‌هایی برای ادمین عبارت Trello business class و برای سازمان‌های بزرگ عبارت Trello enterprise را جستجو کنید.
- نرم افزار ترلو برای انجام کارهای روزمره هم بسیار کاربردی است.
ترلو علاوه بر سازمانها برای سایر افراد هم جهت انجام و اولویت‌بندی انجام کارهای روزمره بسیار مفید است. به عنوان مثال یک دانشجو می‌تواند کارهای خود را در آن برنامه‌ریزی کند و در صورت نیاز تغییرات دلخواهش را به‌وجود اورد.
اصطلاحات به کار رفته در ترلو
ترلو دارای سه اصطلاح مهم بورد، کارت و لیست است. بورد مانند تخته وایت برد است که افراد می‌توانند پروژه خود را بر روی آن مشخص کنند و در صورت نیاز تغییراتی را به‌وجود بیاورند. درون هر بورد لیست‌ها و کارت‌ها قرار گرفته‌اند که افراد می‌توانند وظایف را درون آن طبقه‌بندی و یا جا‌به‌جا کنند.
🌟آسانا (Asana)
نرم افزار مدیریت پروژه آسانا یکی از نرم افزارهای کاربردی است که می‌توان به صورت دقیق و جزئی برای مدیریت وظایف از آن استفاده کرد. افراد می‌توانند در آن گزارش لحظه‌ای داشته باشند، بدون نیاز به ایمیل فایل‌های مورد نظر خود را بارگذاری کنند و در مواقع دلخواه در آن به گفت‌وگو و تبادل اطلاعات بپردازند.
همچنین می‌توان از این نرم افزار به صورت تخصصی در BPMS بهره برد.
مزایای نرم افزار آسانا
- قابلیت ادغام سازی با دیگر نرم افزارها
نرم افزار آسانا می‌تواند با نرم افزارهای دیگری مثل MICROSOFT OUTLOOK، SALES FORCE ترکیب شود.
- وجود افزونه‌های کاربردی
توسط این افزونه‌ها افراد می‌توانند زمان را مدیریت و گزارش‌های جزئی از عملکرد اعضا تهیه کنند. از جمله این افزونه‌های مهم می‌توان به نمودارهای کانبان (Kanban) و گات (Gantt) اشاره کرد.
- محدودسازی استفاده از ایمیل
این نرم افزار با داشتن قابلیت‌هایی مثل مشخص کردن وظایف، موقعیت و پروژه تک تک افراد نیاز به استفاده از ایمیل را محدود می‌کند.
اصطلاحات مهم در نرم افزار مدیریت پروژه آسانا
- موعد انجام کار:مشخص کننده‌ی زمان تحویل کار است.
- واگذار کردن کارها: به افراد ابلاغ می‌شود چه‌کارهایی را باید انجام دهند.
- خرده وظایف:می‌توان کارهای کوچکی که در کنار کارهای اصلی باید انجام شود را مشخص کرد.
- برچسب‌‌ها: با استفاده از این قابلیت می‌توان وظایف را در دسته‌بندی‌های مرتبط با هر پروژه قرار داد.
- پیوست‌ها: می‌توان پیوست‌های مرتبط با وظایف را از پلتفرم‌های مختلف مانند گوگل یا دراپ‌باکس انتخاب کرد و به وظیفه‌ی مورد نظر الحاق کرد.
🌟رایک (Wrike)
نسخه رایگان نرم افزار رایک تنها قابلیت ایجاد وظیفه و پیگیری آن را در اختیار کاربران قرار می‌دهد و برای برخورداری از امکانات بیشتر و پیشرفته‌تر باید این نرم افزار را خریداری کرد.
مزایای ابزار مدیریت پروژه آنلاین رایک
- پیگیری جریان‌های کاری
- مشخص کردن وظایف
- مرور کردن اطلاعات در مدت زمان کوتاه
🌟تسکولو (Taskulu)
نرم افزار مدیریت پروژه تَسکولو (Taskulu) یک بستر مدیریت و همکاری بومی است که هم‌زمان امکان مدیریت پروژه، پیگیری زمان کاری و تماس ویدئویی را در اختیار مدیران پروژه قرار می‌دهد. تسکولو با ایجاد امکان مدیریت همه منابع در یک مکان مشخص و پیشگیری از تجزیه منابع، مشکلات مدیریت پروژه‌ها و تیم‌های بزرگ را برطرف می‌کند.
مزایای ابزار مدیریت پروژه آنلاین تسکولو
- نرم افزار برنامه‌ریزی تسکولو هم‌زمان با کنترل همه‌ی منابع و با استفاده از گزینه‌های «نقش‌ها» و «مجوزها»، همه افراد درگیر در یک پروژه را در کارها، گفتگوها، فایل‌ها، پروژه‌ها و لاگ‌های زمانی فعال نگه می‌دارد.
- ابزار مدیریتی تَسکولو چه برای پروژه های کوچک و چه پروژه های بزرگ، بستری ایده‌آل برای مدیریت وظایف، پیگیری آنها و برقراری ارتباط است.
- ابزار مدیریت پروژه تسکولو یکی از بهترین نرم افزارهای مدیریت پروژه ایرانی و گزینه‌ی بسیار مناسبی برای دورکاری است.
با مراجعه به سایت Taskulu.ir یا Taskulu.com می‌توانید در بخش‌های مختلف آن جست‌و‌جو کنید و با نحوه استفاده از این ابزار و همچنین اپلیکیشن اندروید آن بیشتر آشنا شوید.
🌟اینستا گانت (Instagantt)
نرم افزار مدیریت پروژه اینستا گانت یکی از نرم افزارهای مدیریت پروژه آنلاین است که کاربران می‌توانند از قابلیت گانت (Gantt) آن استفاده کنند. یعنی افراد می‌توانند اطلاعات پروژه را به صورت یک‌جا وارد نرم افزار کنند و میزان پیشرفت و اجرای پروژه را به صورت مرحله به مرحله بسنجند.
اینستا گانت یکی از ابزارهای آنلاین نرم افزار آسانا است و حتی در صورت عدم استفاده از آسانا افراد می‌توانند از قابلیت‌های این ابزار مانند مشخص کردن وظایف، تعیین زمان انجام آنها و نظارت بر عملکرد دیگر کاربران بهره‌مند شوند.
با استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه اینستا گانت، مدیران پروژه می‌توانند برای تیم پروژه وظیفه تعیین کنند، اطلاعات مورد نیاز خود را از آن استخراج و به راحتی آن را به فرمت‌های مورد نظر خود مانند pdf، عکس و اکسل تبدیل کنند.
🌟بهتایم (Behtime)
نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین بهتایم تنها برای مدیران پروژه طراحی نشده بلکه سایر افراد هم می‌توانند از آن برای برنامه‌ریزی و تعیین اهداف خود استفاده کنند.
با استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه بهتایم، مدیران پروژه می‌توانند علاوه بر تعیین وظایف و زمانبندی آنها، عملکرد افراد تیم را بر اساس آمارهای به دست آمده ارزیابی کنند و نقاط قوت و ضعف و نقص‌های پروژه را به دست بیاورند و برای رفع و بهبود آنها تلاش کنند.
مزایای ابزار بهتایم
- امکان گزارش‌گیری در فرمت‌های مختلف
- استفاده از نرم افزار با استفاده از حساب کاربری گوگل
- امکان تبادل اطلاعات و بحث و هم‌فکری بین اعضا
- ثبت گزارش روزانه توسط کاربران در تایم شیت‌ها
- برنامه‌ریزی برای کارهای روزانه
- امکان ذخیره‌سازی در فضای گوگل درایو
اصطلاحات مهم در نرم افزار مدیریت پروژه بهتایم
- گانت چارت: این قسمت فعالیت‌ها و وظایفی که باید انجام شوند را به صورت خلاصه و زمانبندی شده نمایش می‌دهد.
- گزارش‌ها: با استفاده از این قسمت می‌توان از عملکرد هر شخص گزارش تهیه کرد.
- تحلیلگر: با کمک دو ابزار نمودارساز و گزارش‌ساز، می‌توان به راحتی وضعیت پروژه را تحلیل کرد.
- مدیریت: با استفاده از این قسمت می‌توان انواع کاربران را در سطوح و گروه‌های مختلف مدیریت کرد.
- تعاریف پایه در سیستم: مشتریان و قراردادها را می‌توان تعریف کرد.
🌟پروف هاب (Proof Hub)
ابزار مدیریت پروژه پروف هاب یک نرم افزار با محیط کاربری ساده و استفاده از آن برای کاربران بسیار آسان است. این نرم افزار برای دو سیستم عامل اندروید و آیفون عرضه شده است و کاربران در آن می‌توانند مانند دیگر نرم افزارها وظایف را تعیین و نحوه عملکرد را مورد بررسی قرار دهند.
از مزایای نرم افزار مدیریت پروژه پروف هاب می‌توان به ۶ زبانه بودن آن اشاره کرد که سبب می‌شود مدیران پروژه بتوانند از آن در کارهای بین‌المللی هم بهره ببرند.
🌟کلیک آپ (Click Up)
با نرم افزار مدیریت پروژه کلیک آپ، مدیران پروژه می توانند انواع وظیفه اعم از وظایف کوچک یا بزرگ را تعیین و نحوه انجام و میزان پیشرفت آنها را ارزیابی کنند. در این نرم افزار به راحتی می‌توان برای کاربران سطح دسترسی تعریف کرد تا بتوانند بر اساس نیازی که دارند، داده‌ها را مشاهده کنند.
از مزایای نرم افزار مدیریت پروژه کلیک آپ می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- رابط گرافیکی جذاب
- نام‌گذاری پروژه‌ها به شکل دلخواه
- ترسیم گانت چارت
🌟تیم گانت (TeamGantt)
ابزار مدیریت پروژه تیم گانت به مدیران این امکان را می‌دهد تا بتوانند برنامه‌ریزی، وظایف افراد را مشخص و در بهترین حالت ممکن آنها را مدیریت کنند.
یکی از مزایای این نرم افزار امکان دعوت از مشتریان و سایر تیم‌های در گیر در پروژه به صورت مهمان در فضای نرم افزار است تا بتوانند میزان پیشرفت کارهارا مشاهده کنند و چون روند انجام کارها در این نرم افزار به شکل نمودار نمایش داده می‌شود، مدیران می‌توانند تنها با یک نگاه کوتاه میزان پیشرفت کارها را بسنجند.
از دیگر مزایای دیگر نرم افزار مدیریت پروژه تیم گانت می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- الویت‌بندی کارها در سطوح مختلف با اولویت بالا، متوسط یا حالات اندک
- استفاده‌ی رایگان از نرم افزار به مدت ۳۰ روز
- امکان گفت‌وگوی اعضای با یکدیگر در محیط نرم افزار
🌟اسمارت شیت (SmartSheet)
نرم افزار برنامه‌ریزی اسمارت شیت یکی از بهترین گزینه‌ها برای مدیریت پروژه، کارهای گروهی و حتی کارهای روزانه‌ی فردی است. این ابزار مدیریت پروژه که در فضای ابری ارائه شده است و امکان اتصال به آن از هر دستگاهی فراهم است، به افراد کمک می‌کند تا فرایند انجام کارها را به صورت گام‌به‌گام دنبال کنند.
ابزار مدیریت پروژه اسمارت شیت به مدیران پروژه این امکان را می‌دهد که بتوانند با مراجعه به داشبورد نرم افزار از آنلاین بودن افراد آگاه شوند و در زمان مناسب با آنها ارتباط برقرار کنند.
از قابلیت‌های این نرم افزار می توان به برنامه‌ریزی، گزارش گرفتن و منتقل کردن فایل‌های مختلف از پلتفرم‌های محبوبی مانند دراپ باکس و گوگل درایو اشاره کرد.
🌟ماندی (Monday)
نرم افزار مدیریت پروژه ماندی شامل تمام امکانات نرم افزارهایی مثل آسانا، ترلو و اسلک است و از آن می‌توان برای کارهایی از جمله ارتباطات تیمی، مدیریت پروژه و مدیریت اطلاعات مشتریان استفاده کرد.
در این نرم افزار می‌توان مشتریان را در قسمتی به نام Board دعوت کرد تا ا بتوانند از روند انجام کارها آگاه شوند و بدین ترتیب از اتلاف وقت جلوگیری کرد.
مزایای ابزار مدیریت پروژه ماندی:
- قابلیت ادغام با پلتفرم‌هایی از جمله Google drive، Google Calender و Dropbox
- استفاده رایگان به مدت ۱۴ روز
- تعیین سطح دسترسی افراد
🌟تیم ورک (TeamWork)
تیم ورک مانند دیگر ابزارها، مناسب برای ایجاد وظایف، برنامه‌ریزی و پیگیری انجام کارها است. در این نرم افزار امکان استفاده‌ی ۳۰ روزه به صورت رایگان برای کاربران امکان‌پذیر است.
مزایای ابزار مدیریت پروژه تیم ورک شامل موارد زیر است:
- اختصاص دادن الویت‌های اندک، بالا و متوسط
- امکان استفاده از نرم افزار تحت وب و در سیستم عامل‌های اندروید و ios
- مشاهده چرخه کاری کاربران
نرم افزارهای قدرتمند دیگری نیز در این زمینه وجود دارند که کارکردی مشابه با مثال های ذکر شده را دارند. تفاوت های اصلی آنان در شرکت پشتیبانی، قیمت نرم افزار، تعداد کاربران، نسخه های پلتفرمی و از این قبیل اختلاف ها می باشد که به شباهت در کارکرد اصلی آنان لطمه ای نمی زند. تعدادی از این برنامه های مدیریت پروژه در لیست زیر آمده اند.
- MeisterTask
- Freedcamp
- Paymo
- Bitrix24
- Todoist
- TeamWeek
- Airtable
- WorkflowMax
- Mavenlink
- Peygir
- Gantt Project
- Xmind
- Edraw max
- Microsoft one note
- Team speak
CRM و تفاوت آن با نرم افزارهای مدیریت پروژه
همانطور که در مقاله CRM چیست به تفصیل راجع به ویژگی های یک نرم افزار CRM صحبت شد، سی آر ام یا نرم افزار ارتباط با مشتریان به طور کلی برای برقراری رابطه بهتر با مشتریان یک سازمان و در نهایت جلب رضایت آنان طراحی شده است.
هنگامی که افزایش فروش یا رضایتمندی مشتریان به صورت یک پروژه کلی تعریف و زیرمجموعه هایی برای آن ایجاد می شود، حالا می توان با ابزار های موجود در سی ار ام پیام گستر مثل پیگیری ها، قرار ملاقات ها، مدیریت زمانبندی ها، گردش مالی موجود و ماژول های دیگر، فراتر از یک نرم افزار مدیریت پروژه از این سیستم استفاده کرد. برای اطلاع از انواع ماژول های نرم افزار مدیریتی پیام گستر به صفحه سفارشی سازی مراجعه نمایید.
همکاری CRM و مدیریت پروژه
خودکار کردن فرآیند مدیریت پروژه می تواند در دقت و سرعت این فرایندها تاثیر چشم گیری بگذارد. از لحظه ای که یک پروژه آغاز می شود، مدیریت و نظارت پروژه شروع شده و تا لحظه پایان آن ادامه خواهد داشت. سطح کنترل هر پروژه متناسب با اهداف و وسعت آن متفاوت است، کنترل زیاد خیلی وقت گیر است و کنترل کم فاصله از جدول زمانی و نرسیدن به اهداف را منجر می شود.
پس کنترل پروژه یکی از ارکان اصلی پیشرفت پروژه محسوب می شود و روی خطاها، زمان بندی و هزینه ها تاثیر مستقیم دارد. عموما در روش سنتی مدیریت پروژه دارای فازهای متعددی است که هر کدام نحوه عملکرد و فرایند متفاوتی داشته و نیاز به مهارت و دانش می باشند. این فازها شامل بخش های زیر است:
- فاز صفر : برنامه ریزی های اولیه و سنجیدن گزینه های روی میز
- گام اول: آغاز – تصمیم گیری نهایی و تعیین پروژه
- گام دوم: طراحی- برنامه ریزی و آماده سازی شرایط با طراحی های لازم
- گام سوم: اجرا – پیاده سازی پروژه
- گام چهارم: نظارت – بررسی نحوه پیشرفت پروژه
- گام پایانی: تحویل – اتمام پروژه
اما لازم است بدانید که نرم افزار CRM چطور به این مراحل کمک می کند و چه نقشی در مدیریت پروژه ها ایفا می نماید.
- کنترل کامل فرایند فروش از آغاز تا پایان
- تهیه گزارش های تحلیلی، بودجه بندی، عملکردی و…
- مدیریت فرایند های داخلی میان کارکنان با اتوماسیون اداری
- مدیریت خرید ها و فروش ها، پرداخت و دریافت ها
- امکان پیگیری فرصت های فروش تا تبدیل شدن به مشتری وفادار با تعریف پروژه های مجزا
- دسته بندی سرنخ ها، مشتریان فعال و غیرفعال و فرصت های فروش
بطور کلی CRM ابزاری در اختیار شما قرار می دهد که نه تنها تمام انتظارات از نرم افزارهای مدیریت پروژه را برآورده می کند بلکه بسیار وسیع تر از آن در حوزه های وفاداری مشتریان، تبلیغات، اتوماسیون و … را در برگرفته، می تواند شرکت ها را از هر نرم افزار مدیریت پروژه ای بی نیاز کرده و موجب رشد سازمان شود.
جمع بندی
مدیریت پروژه ها در شرکت ها امری حساس و ضروری است و به طرق مختلف انجام می شود. نرم افزارهای ویژه مدیریت پروژه که در بستر های اینترنتی وجود دارند، این کار را به خوبی انجام می دهند. ولی نکته اینجاست که این برنامه ها چیزی بیشتر از مدیریت پروژه های تعریف شده ارائه نمی کنند.
سازمان هایی که علاوه بر مدیریت هر پروژه، ارائه وظیفه ها و نظارت بر آنها به سیستم جامع تری نیاز داشته باشند، از نرم افزار های قدرتمند تر مانند اتوماسیون های حرفه ای اداری، برنامه های مدیریت قرارملاقات و پیگیری و یادآوری، نرم افزار های تخصصی تبلیغات، برنامه های انبارداری، سیستم ارتباط با مشتری و … استفاده می کنند؛ در واقع همان ماژول هایی که نرم افزار CRM پیام گستر به طور کاملا انعطاف پذیر در خود جای داده است.