میزان موفقیت در عملیات کسب و کار شما، به اندازه توانایی در نظارت و کنترل آن‌ها بستگی دارد. تیم‌های یک سازمان بدون فرآیند کنترلی که به آن‌ها امکان اندازه‌گیری و بهبود عملکرد خود را می‌دهد، از بین خواهند رفت. به همین دلیل با اندازه‌گیری عملکرد و تعیین شاخص‌ها برای پرسنل، بهره‌وری سازمان افزایش خواهد یافت.
فرآیند کنترل مدیریت برای افزایش طول عمر بیشتر هر شرکتی ضروری است. زمانی که با یک نرم افزار مناسب بر وظایف کارکنان نظارت داشته باشید و روند کسب و کار خود را کنترل کنید، می‌توانید ببینید چه چیزی کار می‌کند و چه فرآیندی مشکل دارد. سپس در صورت وجود خطا در عملکرد، فرآیندها را مجدد اصلاح کنید.
نرم افزار CRM به شما کمک می‌کند عملکرد تیم فروش را اندازه‌گیری کنید. استفاده از این نرم افزار شما را قادر می‌سازد تا از طریق پایش، گزارش‌گیری و تحلیل داده‌های مشتریان، بینش جامعی نسبت به جریان‌های کاری بازاریابی به دست آورید و کنترل امور را در دست بگیرید.
فرآیند کنترل در مدیریت کسب و کار چیست؟
کنترل در مدیریت کسب و کار فرآیندی است که در آن مدیران، عملیات کسب و کار خود را تنظیم، اندازه‌گیری و اصلاح، سپس هزینه‌ها را کنترل و مدیریت می‌کنند. با استفاده از فرآیند کنترلی، یک شرکت می‌تواند بر تغییرات زنجیره تامین، تقاضای مشتری و سایر متغیرهایی را که بر درآمد سازمان تاثیر می‌گذارد، نظارت کند.
از طریق کنترل در مدیریت، سازمان می‌تواند به دقت تشخیص دهد که آیا برنامه‌ها و فعالیت‌ها در مسیر درست حرکت می‌کنند و به درستی اجرا می‌شوند یا خیر. اگر این برنامه‌ها کارساز نبود و شرکت را از مسیر خارج کرد، می‌توانند فرآیندها را اصلاح کنند و در مسیر رشد باقی بمانند.
5 مرحله کنترل در مدیریت فرآیندهای کسب و کار
شما نمی‌توانید نیروی کار خود را بدون کنترل فرآیند رهبری کنید. یک رویه پنج مرحله‌ای برای کنترل فرآیندها وجود دارد که به شما کمک می‌کند فعالیت‌های تجاری خود را تنظیم، اندازه‌گیری و اصلاح کنید. برای کنترل فرآیندهایی که منجر به تحقق اهداف و برنامه‌های استراتژیک سازمان شما می‌شود، این پنج مرحله را دنبال کنید:
1. تنظیم استانداردهای عملکرد
باید استاندارها و راهنمایی‌ها برای پرسنل وجود داشته باشد تا به آن‌ها در جهت رسیدن به اهداف کسب و کار کمک کند. بدون چنین استانداردهایی، این امکان وجود دارد که آن‌ها عمدا یا ناخواسته از برنامه دور شوند.
استانداردها مانند اهدافی هستند که به یک بخش خاص یا یک عضو تیم واگذار می‌شوند. آن‌ها باید با همکاری، کار تیمی و تلاش مشترک به این استانداردها دست یابند. اما برای اطمینان از رعایت این استانداردها، باید معیارهایی برای اندازه‌گیری آن‌ها داشته باشید.
با تنظیم قوانینی که امکان اندازه‌گیری داشته باشند، می‌توانید عملکرد را کنترل و نتایج را ارزیابی کنید. این به مدیریت کمک می‌کند تا بفهمد فرآیندها در مسیر درست هستند یا نیاز به اصلاح دارند.
2. اندازه‌گیری عملکرد تیم
پس از تنظیم استانداردها امکان اندازه‌گیری میزان عملکرد فراهم می‌شود. از طریق اندازه‌گیری عملکرد، می‌توانید هر گونه انحراف از برنامه را قبل از اینکه از مسیر خارج شود، به سرعت دریافت و اصلاح کنید.
هنگام برخورد با استانداردهای ملموس که قابل مشاهده و شمارش هستند، اندازه‌گیری آسان‌تر است. اما اندازه‌گیری عملکرد ناملموس در یک سازمان مانند میزان رضایت یک تیم دشوار است، زیرا نمی‌توانید آن را کمی کنید.
یکی از راه‌های جبران این نقص، نگاه کردن به عملکرد یک مدیر از نگاه تیم است. نگرش تیم نسبت به کارشان چگونه است؟ آیا روحیه بالاست؟ ارتباطات بین تیم و مدیر چگونه است؟ آیا تیم به یکدیگر، مدیر خود و شرکت وفادار است؟
این معیارها در مجموع با هم تصویری از عملکرد مدیر و تیم ترسیم می‌کنند. با پاسخ به این سوالات می‌توانید استانداردی برای اندازه‌گیری کارهایی که تیم‌ها انجام می‌دهند، عملکرد مورد انتظار آن‌ها و موارد دیگر را پیش‌بینی کنید. سپس داده‌ها را به طور منظم با گزارش‌های هفتگی، ماهانه، سه ماهه یا سالانه جمع‌آوری کنید. برای انجام این کار KPI تعیین کنید.
بیشتر بدانید: KPI یا شاخص کلیدی عملکرد چیست؟
3. مقایسه عملکرد واقعی در برابر عملکردهای استاندارد
هنگامی که یک استاندارد پایه برای عملکرد تیم خود در هنگام تبلیغات، بازاریابی، فروش و غیره دارید، می‌توانید عملکرد واقعی را با عملکرد برنامه‌ریزی شده مقایسه و میزان انحراف را مشخص کنید. این واریانس (انحراف معیار) یا تفاوت بین عملکرد واقعی و اهداف نامیده می‌شود. زمانی که نوبت به تجزیه و تحلیل استاندارها می‌رسد، برنامه‌ریزی‌های عملکرد بسیار مفید هستند. در صورت وجود انحراف می‌توانید فرآیندها را بازطراحی کنید.
نرم افزار CRM پیام گستر به شما امکان می‌دهد نقاط عطف و مراحل پروژه را تعیین کنید، بنابراین می‌توانید در یک نگاه متوجه شوید که آیا از برنامه جلوتر هستید یا عقب مانده‌اید.
4. تجزیه و تحلیل انحرافات
تحلیل فرآیندها شما را برای مرحله بعدی آماده می‌کند. جایی که داده‌ها را با استفاده از محدودیت‌ها و فیلترهای قابل قبول تجزیه و تحلیل می‌کنید. اگر استانداردها رعایت نشدند، مدیر باید بفهمد که آیا کنترل بیشتری لازم است یا خیر. در بعضی شرایط ممکن است، خود استاندارد را تغییر دهد.
اگر فاصله ای بین عملکرد برنامه ریزی شده و واقعی وجود داشته باشد، گام بعدی این است که بفهمیم چه چیزی باعث آن شده است و میزان آن چقدر است. سپس، باید تعیین کنید که این انحراف چگونه بر تجارت تأثیر می‌گذارد. اگر فقط یک تفاوت کوچک باشد، احتمالا نادیده گرفتن آن اشکالی ندارد. اما اگر این شکاف در مورد مسائل مهم باشد، باید به آن رسیدگی شود. یک ابزار مناسب تجزیه و تحلیل شکاف و انحراف می‌تواند در این فرآیند تصمیم‌گیری کمک کند.
نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتریان پیام گستر، دارای قابلیت اتوماتیک تجزیه و تحیل داده است که امکان آنالیز گرافیکی داشبوردهای مختلف را در عرض مدتی کوتاه فراهم می‌آورد. با این ابزار می‌توانید آنالیزها را در قالب گزارشات متعدد دریافت کنید و عملکرد مدیریتی خود را بالا ببرید. بدین ترتیب قادر خواهید بود از هر فرآیند یا عملکرد گزارش‌های متعدد با فیلترهای متنوع در بازه‌های زمانی گوناگون داشته باشید.
5. انجام اقدامات اصلاحی
هنگامی که انحراف را تجزیه و تحلیل کردید و علت آن مشخص شد، مدیر باید طرحی را تنظیم کند که در آن از اقدامات اصلاحی، کنترل نقاط بحرانی و سایر ابزارها برای حل مشکل استفاده شود. این برای کاهش انحراف و اطمینان از رعایت استاندارد است که می‌تواند شامل تغییراتی در فرآیندها یا رفتارها باشد.
برای اصلاح فرآیندها ممکن است نحوه انجام برخی عملیات کسب و کار را تغییر دهید. با این حال، برخی از عملیات و عملکردها ممکن است قادر به تغییر نباشند و به منابع بیشتری نیاز پیدا کنند. به عنوان مثال، استخدام افراد بیشتری برای یک تیم می‌تواند راه حلی برای اصلاح انحرافی باشد که کشف کرده‌اید.
سخن نهایی
کنترل در مدیریت برای موفقیت یک سازمان حیاتی است. پس از تنظیم برنامه‌ها و استانداردها، مدیریت باید یک سری مراحل را برای اطمینان از اجرای درست فرآیندها طی کند. مراحل فرآیند کنترل را می‌توان تقریبا برای هر کاربردی مانند بهبود کیفیت محصول، کاهش ضایعات و افزایش فروش دنبال کرد.
CRM یک سیستم مدیریت کسب وکار است که با استفاده از آن می‌توانید وظایف را کنترل و بر عملکرد تیم نظارت کنید. این ابزار به مدیران کمک می‌کند تصمیم‌های دقیق‌تری بگیرند.
برای آشنایی با این که نرم افزار CRM چطور در دورکاری به کمک شرکت‌ها می‌آید؟ روی لینک کلیک کنید.
اندازه‌گیری عملکرد واقعی با نرم افزار گزارش‌دهی سی آر ام پیام گستر دقیق‌تر است. درواقع داده‌ها را در زمان واقعی جمع‌آوری و آن‌ها را در داشبوردهای مختلف نمایش می‌دهد. گزارش‌ها راهی برای کاوش عمیق‌تر در داده‌ها هستند. تیم‌ها می‌توانند گزارش‌های وضعیت را برای به‌روزرسانی عملکرد خود در حین انجام وظایف ارائه دهند و مدیران با استفاده از گزارش‌هایی در مورد واریانس، حجم کاری، جدول زمانی و موارد دیگر، میزان رسیدن به اهداف سازمان را بررسی کنند.
منابع:
https://www.projectmanager.com/blog/controlling-process-steps
https://courses.lumenlearning.com/wm-principlesofmanagement/chapter/the-control-process/