اگر یک کسب و کاری دارید، احتمالا این سوالات برای شما مطرح شده است که چگونه کارکنان سازمان اثربخش باشند؟ یا این که مطمئن شوید آیا در مسیر درستی حرکت می‌کنید؟ آیا بهره‌وری لازم را در راستای اهداف سازمان خود دارید؟ باید بدانید که به وجود آمدن این پرسش‌ها لازمه‌ی موفقیت در هر کسب و کاری است.
اثربخشی و کارایی دو جنبه از بهره‌وری سازمانی هستند. اثربخشی مربوط به هدف‌گذاری درست و انتخاب روش مناسب برای عمل کردن به آن‌ها است. درواقع در این مسیر، اهداف مشخص و کارها اولویت‌بندی می‌شوند. درمقابل، کارایی نحوه اجرای هر چه بهتر آن راه درست انتخاب شده است. کارایی سازمانی، مفهومی است که نشان می‌دهد یک سازمان تا چه میزان به اهداف مورد نظر دست پیدا کرده است. به عبارت دیگر تا چه اندازه سازمان توانسته اهدافی را که ترسیم کرده محقق سازد.
با ۵ حوزه ای که نرم افزار CRM می تواند منجر به اثربخشی فروش کسب و کار گردد، آشنا شوید.
چگونه بهبود اثربخشی باعث افزایش کارایی می‌شود؟
اگر هرگز به تفاوت بین کارایی و اثربخشی فکر نکرده‌اید، تنها نیستید. در واقع، اکثر تیم‌ها از این اصطلاحات به جای یکدیگر استفاده می‌کنند. اما درک تفاوت بین این دو استراتژی تجاری می‌تواند به موفقیت تیم شما کمک کند. هرچه یک سازمان موثرتر باشد، احتمال بقا و شکوفایی آن در دراز مدت بیشتر خواهد بود.
در حالت ایده‌آل، سازمان‌ها می‌خواهند تیمی بسازند که هم کارآمد و هم موثر باشد. تلاش برای پیاده سازی هر دو روش به طور همزمان ممکن است به نتیجه مطلوب شما نرسد. بنابراین، قبل از کار بر روی کارایی، با اصلاح اثربخشی شروع کنید.
با اولویت‌بندی اثربخشی، مطمئن می‌شوید که تیم شما روی وظایفی کار می‌کنند که مسیر را به سمت اهداف مرتبط شرکت حرکت می‌دهند. سپس، هنگامی که اثربخشی را به عنوان یک الگو توسعه دادید و اهداف و روش‌های پیاده‌سازی مشخص شد، می‌توانید برای کارایی بهتر فرآیندها شروع کنید و به بهینه‌سازی وظایف بپردازید. به عبارت دیگر، همان کار موثر را در زمان کمتری انجام دهید.
استفاده از نرم‌افزار CRM برای ایجاد تیمی که هم کارآمد و هم مؤثر باشد
در هر سازمانی با هر اندازه، هدف این است که به تیم خود کمک کنید تا کارآمد و مؤثر شوند. انجام این کار به این معنی است که تیم شما می‌تواند اهداف و نیازهای شرکت را مشاهده کند و در عین حال سرعت و بهره‌وری را در اولویت قرار دهد. در حالی که اولین گام، به حداکثر رساندن اثربخشی است، چندین قدم وجود دارد که می‌توانید برای حمایت از تیم خود در ایجاد بهترین شیوه‌های کارآمد و مؤثر بردارید:
-
همسو کردن اهداف کسب و کار را با وظایف پرسنل
تیم شما بدون درک این که چگونه کار آن‌ها بر اهداف شرکت تأثیر می‌گذارد نمی‌توانند مؤثر باشند. مطمئن شوید که آن‌ها به وضوح در مورد چگونگی رسیدن به KPI شرکت اطلاع دارند. بهترین راه برای انجام این کار استفاده از یک نرم افزار CRM است.
سیستم مدیریت ارتباط با مشتریان به شما کمک می‌کند تا افراد تیم را در تمام سطوح سازمان با هم هماهنگ کنید و وظایف هر شخص در این پلتفرم مشخص می‌شود. بنابراین اطمینان حاصل می‌شود که همه پرسنل به اطلاعات مورد نیاز خود برای انجام کارهایی که دارای اهمیت و اولویت بالایی هستند، دسترسی دارند. به این ترتیب، کارکنان می‌توانند به طور موثر وظایف خود را اولویت‌بندی کنند تا ارزش کسب و کار را به حداکثر برسانند، نه این که زمان را در کارهای با اولویت پایین صرف کنند.
-
افزایش هماهنگی بین دپارتمان‌ها
برای این که تیم خود را برای موفقیت آماده کنید، آن‌ها باید درک درستی از ارتباط کارشان با سایر دپارتمان‌ها و پروژه‌ها داشته باشند. زمانی که همه متوجه شوند که چه کسی تا چه زمانی چه کاری را انجام می‌دهد، اعضای تیم می‌توانند زمان کمتری را برای هماهنگی کار و زمان بیشتری را برای انجام پروژه‌های مهم‌تر صرف کنند. نرم افزار CRM پیام گستر با یکپارچه‌سازی تمام واحدهای سازمانی، این هماهنگی را آسان‌تر می‌کند.
-
اتوماسیون فرآیندهای کسب وکار
هنگامی که تیم شما روی اثربخشی کنترل دارد، زمان آن است که کارایی را افزایش دهید. یکی از راه‌های انجام این کار، خودکارسازی کار دستی یا تکراری از طریق ابزارهای اتوماسیون فرآیند کسب‌وکار است. با خودکارسازی فرآیندهای دستی، زمان بیشتری را برای تیم خود جهت صرف نیروی کار استراتژیک و ماهر آزاد می‌کنید.
-
مشخص کردن نقاط قابل بهبود
برای این که کارآمد باشید، باید بفهمید که تاخیر ایجاد شده در کسب و کار کجاست. زمانی که کار به تعویق افتاده است یا اعضای تیم بیش از حد کار می‌کنند، مشخص کردن نقاط ضعف و چالش‌ها در مراحل اولیه می‌تواند به شما در ارزیابی دوباره و توزیع مجدد وظایف در صورت لزوم کمک کند.
بیشتر بخوانید: استراتژی چیست؟ برای تعیین و دستیابی به اهدافتان در جستجوی فرصت ها باشید.
سخن نهایی
سازمان اثربخش سازمانی است که با استفاده از منابع مناسب و بدون هدر دادن زمان و هزینه، به اهداف خود می‌رسد. راه‌های بسیاری برای رسیدن به اثربخشی در سازمان وجود دارد. یکی از مطمئن‌ترین روش‌ها استفاده از سی ار ام است که بهره‌وری و کارایی سازمان را افزایش می‌دهد. CRM با تمرکز بر ارتباط سازمان با تک تک اعضا اعم از مشتریان، مشترکین، کارکنان و تامین‌کنندگان به تحقق این هدف کمک می‌کند.
منابع:
https://asana.com/resources/efficiency-vs-effectiveness-whats-the-difference