مدیریت، فرآیندی پیچیده است و رکن اصلی موفقیت یک سازمان است. مدیریت، از اصول و قواعدی پیروی می‌کند که لازمه رسیدن به اهداف هستند و هم در زندگی روزمره و هم در حفظ و ارتقای یک سازمان بسیار مهم است. اگر فردی نتواند در کار و زندگی مدیریتی صحیح داشته باشد، متحمل هزینه‌های سنگین و آسیب‌های روانی جدی خواهد شد.
مدیر، رییس، رهبر القابی هستند که در دنیای کسب‌وکارها زیاد می‌شنویم. روزانه مقاله‌های زیادی با عناوین”مدیران برتر”، “ویژگی‌های منحصربفرد مدیران”، “رهبر باشید نه مدیر” دربارۀ مدیران، ویژگی‌های آن‌ها و وظایفی که باید انجام بدهند منتشر می‌شوند.
حتما شنیده‌اید که می‌گویند مدیریت، هنر است. هنری آمیخته به دانش و خلاقیت.
اما تعریف مدیریت چیست؟ مدیر کیست؟ چه تفاوتی میان مدیر و رهبر وجود دارد؟ وظایف یک مدیر چیست؟
آیا در تعریف مدیریت، باید به نقش‌ها و وظایف یک مدیر هم توجه شود. در این مقاله، با شرح وظایف و مسئولیت‌های یک مدیر، دربارۀ تعاریف مدیریت بیشتر گفت‌وگو می‌کنیم.
تعریف مدیریت چیست؟
به طور کلی، مدیریت فرآیند واگذاری وظایف به افراد برای رسیدن به یک هدف مشخص است. مدیریت به معنای توانمندی در برنامه‌ریزی، سازمان‌دهی، استخدام، رهبری افراد، انگیزه بخشیدن به آن‌ها در شرایط بحران و تصمیم‌گیری برای رسیدن به اهداف سازمانی است. مدیریت فقط یک علم نیست، بلکه تلفیقی از علم و هنر است. مدیریت یک علم است، زیرا از اصول کلی و پایه‌ای تبعیت می‌کند. هم‌چنین، یک هنر است. زیرا یک مدیر، مانند یک هنرمند، باید دانش عملی، خلاقیت و انعطاف‌پذیری داشته باشد تا بتواند به خوبی وظایف مدیریتی خود را اجرا نماید.
چرا مدیریت در یک سازمان مهم است؟
هر سازمانی برای موفقیت نیاز به مدیریت موثر دارد. مدیریت موثر به معنای کنترل و به‌کارگیری بهینۀ افراد، منابع، روش‌ها، برنامه‌ها و استراتژی‌هایی در راستای کسب اهداف سازمانی است. بسیاری از کسب‌وکارهایی که مدیریت ضعیفی دارند، در همان سال‌های اولیه شکست می‌خورند.
اصول مدیریت در یک سازمان
مدیریت یک سازمان، اصول و ویژگی‌هایی دارد که مهم‌ترین آن‌ها عبارتند از:
- جامع بودن: مدیریت در یک سازمان، فرآیندی همه جانبه است. مدیریت، شامل وظایف متعددی است که همۀ آن‌ها به هم مرتبط هستند. بخش‌های مختلف یک سازمان، به‌طور مستقیم روی عملکرد هم تاثیر می‌گذارند، بنابراین، یک مدیر باید به همه بخش‌های سازمان، اعم از منابع انسانی و بخش مالی، احاطه داشته باشد.
- پیوسته بودن: مدیریت یک فرآیند همیشگی و پیوسته است. یک سازمان همواره با چالش‌ها و اتفاقات تازه‌ای مواجه است. یک مدیر همیشه باید برای مواجهه با این اتفاقات آماده باشد. مدیران خلاق، بهتر می‌توانند برای حل چالش‌های سازمان، راه حل‌های مناسب ارائه دهند.
- اجتماعی بودن: مدیریت یک فرآیند اجتماعی است. مدیران باید بتوانند با کارمندان خود به خوبی ارتباط برقرار کنند و نیازهای آن‌ها را به درستی شناسایی و تامین کنند.
- دینامیک بودن: مدیریت یک سازمان، نیاز به انعطاف‌پذیری بالایی دارد. مدیریت یک فرآیند پویا و در حال تغییر است. یک مدیر باید بداند که تغییر شرایط جامعه می‌تواند روی کسب‌وکار او هم تاثیر بگذارد. بنابراین، باید همیشه برای ارائه راه‌حل‌ها و استراتژی‌های جدید آماده باشد.
- گروهی بودن: مدیریت فقط در حضور تیم معنا پیدا می‌کند. برای یک مدیر، اخلاق‌مداری، مسئولیت‌پذیری و هدفمند بودن در برابر اعضای تیم الزامی است.
- چند وظیفه‌گی: ماهیت مدیریت، چند کاره بودن است. مدیران موفق کسانی هستند که در کنار مهارت‌های مدیریتی‌شان، به موضوعاتی مانند روان‌شناسی، جامعه‌شناسی، اقتصاد و ریاضیات هم توجه می‌کنند.
وظایف یک مدیر چیست؟
مسئولیت‌های یک مدیر را می‌توان به پنج دسته کلی تقسیم‌بندی کرد:
- برنامه‌ریزی: برنامه‌ریزی، اولین قدمی است که یک مدیر برای موفقیت سازمانش برمی‌دارد. برنامه‌ریزی مشخص می‌کند چه کارهایی باید در حال حاضر و چه کارهایی در آینده انجام شوند تا اهداف سازمانی محقق شوند. برنامه‌ریزی، به مدیر کمک می‌کند چشم‌انداز دقیقی را برای خود و همکارانش تعریف کند. هم‌چنین، یک مدیر باید بتواند استراتژی‌هایی را برای رسیدن سازمان به اهدافش در زمان مشخص تدوین کند. مدیران موفق می‌دانند که قبل از اجرای هر استراتژی باید به دقت دربارۀ آن برنامه‌ریزی کنند.
- سازمان‌دهی: یک مدیر، منابع انسانی، منابع مالی، مواد، ماشین آلات و تجهیزات را ارزیابی می‌کند. سپس با توجه به اهداف سازمانی و امکانات موجود، وظایفی را به هر یک از اعضای سازمان اعطا می‌کند. بنابراین، برای سازمان‌دهی دقیق یک کسب‌وکار، مدیران باید بتوانند ارتباط خوبی با کارمندان و بخش‌های مختلف سازمان خود برقرار کنند. یک مدیر لایق، مهارت ارتباط بین فردی را به خوبی بلد است و می‌تواند چالش‌های بین افراد را به خوبی حل‌وفصل کند.
- تیم‌سازی: تیم‌سازی به این معناست که یک مدیر بتواند افراد را با ویژگی‌های شخصیتی مختلف در یک تیم قرار دهد. یکی از مهم‌ترین وظایف مدیر این است که بتواند وظایف مختلفی را به عهدۀ اعضای سازمانش بگذارد. اگر یک مدیر بتواند تیپ‌های شخصیتی مختلف را بشناسد و به دانش، تخصص، تجربه، شایستگی و مهارت اعضای تیمش توجه کند، می‌تواند برای هر مسئولیت افراد مناسبی را انتخاب کند و تیم را به خوبی رهبری کند.
- ایجاد سیستم‌های مدیریتی: یک مدیر باید سیستم‌هایی را ابداع کند که به کمک آن‌ها بتواند عملکرد سازمان را ارزیابی کند. فراموش نکنید که وظیفۀ اصلی یک مدیر، هدایت سازمان در راستای هدفی مشخص است. بنابراین، یک مدیر باید همواره عملکرد کارمندان را در راستای رسیدن به اهداف سازمان، ارزیابی کند. مدیران همواره باید برای پاسخگویی به سوالات کارمندان در حین اجرای وظیفه‌هاشان آماده باشند.
- ارتقای کارمندان: یک مدیر باید همواره کارمندانش را ترغیب کند که در راستای پیشرفت خودشان هم گام بردارند. هرچقدر که کارمندان در یک سازمان، نقاط قوت و ضعف خودشان را بهتر بشناسند، عملکرد بهتری خواهند داشت. مسلم است که وقتی کارمندان پیشرفت می‌کنند، نیاز به آموزش‌های جدید دارند. پس یک مدیر همیشه باید برای آموزش کارمندان در جایگاه‌های شغلی بالاتر آماده باشد.
نتیجه‌گیری
مدیریت، یک ابزار یا سیستم است که افراد و منابع یک سازمان را به صورت بهینه برای رسیدن به اهداف به کار می‌گیرد. یک مدیر باید بداند که با چه استراتژی و چه راه حلی، سازمان و اعضای آن را در راستای رسیدن به اهداف سازمانی هدایت کند. هدف اصلی مدیریت در یک سازمان، افزایش بهره‌وری و ارتقای عملکرد منابع انسانی است.
منابع:
- https://www.indeed.com/career-advice/career-development/what-is-management
- https://edukedar.com/what-is-management/
- https://open.lib.umn.edu/principlesmanagement/chapter/1-3-who-are-managers/
- https://www.indeed.com/career-advice/career- development/responsibilities-of-a-manager