۴ راهکار استراتژیک برای عبور از بحران های کسب و کار

هر کسب و کار در اداره امور جاری خود به دلیل شرایط و پیچیدگی های پیش رو، ممکن است با بحران های مقطعی و موانع مختلفی مواجه گردد که با مدیریت صحیح آن می تواند منجر به افزایش سود و رونق کسب و کار شود؛ بحران های مختلف مثل: تحریم های شدید و یا همین شیوع ویروس کرونا در دنیا.
لذا اولین قدم برای برنامه ریزی صحیح تبیین و شناخت وضعیت موجود می باشد که نیاز به واقع بینی دارد تا خوش بینی و تاکید می کنیم که این واقع بینی بر اساس خردی صورت می گیرد که از دل اطلاعات صحیح و بروز در ذهن مدیران شکل می گیرد. موانع کسب و کار استرس و تلاش های بسیاری دارد که در طول مراحل رشد کسب و کار، از لحظه‌ آغاز و حتی زمانی که تجارت شما به ثبات رسیده است شما را با موانع بسیاری مواجه خواهد کرد.

اگر می‌خواهید به‌عنوان یک کارآفرین و مالک یک کسب و کار به موفقیت برسید، باید آمادگی پذیرش این چالش‌ها را داشته باشید، و فعالانه با خطرات احتمالی برخوردکنید. این موضوع شامل دو بخش بحران های کلی و بحران های آغاز کسب و کارهاست:

چگونه بر موانع شروع یک کسب و کار غلبه کنیم؟

با توجه به اینکه کارآفرینی فرآیندی خلاقانه و منحصربه فرد است، موانع مشترکی وجود دارد که هر کارآفرین باید پیش از شروع کسب و کار بر آن‌ها غلبه کند.

از غرق شدن در مشغله ها حراسی نداشته باشید! 

بسیاری از اوقات برخی کارها و وظایف بین کاغذ بازی ها و در میان انبوه وظایف دیگر گم می شوند و پیگیری آن ها غیر ممکن یا حداقل بسیار سخت می شود و نمی توان کنترلی بر اوضاع داشته باشید. این مشغله ها دارای دو حالت کلی هستند. گروه اول فعالیت های ثابتی می باشند که به صورت مستمر روزانه تعدادی از آن ها به طور مشابه بین واحد های مختلف جا به جا می شوند.

گروه دوم فعالیت ها، برای یک بار و در لحظه رخ می دهند و لازم است که به واحد یا فرد مربوطه ارجاع داده شوند. اما وقتی با مشکلات، یکی یکی برخورد کنید دوباره می توانید بر شرایط تسلط پیدا کنید. زیر سیستم‌ های پیگیری، وظایف، یادآوری و هشدار، و دیگر نیازهای شرکت را ملزم به استفاده از ابزاری با قابلیتی که در هر جا و هر زمان خواسته‌ های خود را ابلاغ کنند و اطمینان داشته باشند که از کاری فروگذار نشده و فراموش نخواهد شد.

استراتژی و برنامه‌ریزی اهمیت زیادی دارد! 

موفقیت بدون استراتژی و برنامه‌ریزی دقیق در هیچ زمینه‌ای امکانپذیر نیست. یکی از علل مهم عدم رشد در کسب و کارهای کوچک بی توجهی به برنامه ریزی و استراتژیک می باشد. کارآفرینان یک برنامه مشخص و یکنواخت برای شرکت خود دارند و بر طبق آن هر ماه آن را اجرا می کنند. این روند، در طولانی مدت هیچ ارزشی نخواهد داشت زیرا لازمه یک برنامه‌ریزی موفق شناسایی دقیق موقعیت فعلی است. پس از شناسایی موقعیت فعلی، باید شناخت مشتریان فعلی و درک نیازهای مد نظر قرار گیرد.

درک نیاز مشتری سبب توسعه و طراحی محصولی می‌شود که بیشترین انطباق را با خواسته مشتری داشته باشد. همچنین شما باید بدانید که طی سال چقدر می‌خواهید درآمد کسب کنید و آن را به فصول و ماه‌ها تقسیم کنید و بر اساس بازه زمانی بودجه مشخص داشته باشید. این نقشه باید نشان دهد به چه طریقی و با چه پیغامی می‌بایست مشتری را جذب کنید. 

بازاریابی حرفه ای را جدی بگیرید! 

کسب و کارهای کوچک عمدتاً تنها در فکر فروش هستند تا بازاریابی، امّا بسیاری از آنها حتی در فروش نیز فاقد برنامه و راهکار می باشند و در بیشتر مواقع دلیل سقوط کسب و کار خودرا، رکود اقتصادی می دانند. به راستی که هر کارآفرینی که کسب و کاری را اداره می کند تمایل به توسعه رونق دادن بیشتر آن را دارد.

بازاریابی برای رشد هر کسب و کاری امری حیاتی است چون به کمک آن می توانید نیاز مشتریان خود را شناسایی کنید و آنرا برآورده سازید. فراموش نکنید اگر کسب و کارتان به صورتی است که می‌توانید از طریق ایمیل با مخاطبانتان ارتباط داشته باشید، این روش ارزان، اثرات چشمگیری در جذب و به‌روز نگداشتن مشتریان خواهد داشت. 

فرآیندهای سازمانی تان را خودکارسازی کنید! 

بخش زیادی از زمان از دست رفته در سازمان ها مربوط به مکاتبات و بروکراسی اداری است. مکاتبات درون و بیرون سازمانی، هم هزینه های زیادی را به این مراکز تحمیل می کند و هم انرژی و زمان زیادی را از نیروهای انسانی می گیرد. امروزه استفاده از روش های کند، غیرمکانیزه و دستی در سازمان ها قابل قبول نیستند. بهترین راه برای مکانیزه کردن این فرایند ها، استفاده از نرم افزار CRM است.

همچنین یکی از معضلاتی که با بزرگتر شدن سازمان ها به وجود می آید، نگهداری و حفظ امنیت مکاتبات به صورت دستی و فیزیکی می باشد که با صرف هزینه های بسیاری تهیه می شدند. با توجه به حجم بالای فرآیندهای سازمان هایی که به سرعت درحال تغییر هستند، اقدامات بسیاری برای خودکار سازی، و بهینه سازی گردش مکاتبات اداری و مدیریت زمان می بایست صورت بپذیرد؛ تحقق این اهداف مستلزم اجرای فعالیت ها و اقداماتی است که در طول اجرا و همچنین در پایان کار، انجام می گیرد.

راهکار عبور از بحران های جدی سازمانی

بحران های شرکت ها به چند دسته تقسیم می شوند. ممکن است این بحران ها منشا جهانی داشته باشند؛ مثل شیوع ویروس کرونا که بسیاری از کسب و کارها را تحت تاثیر قرار داد و به نحوه‌ی عبور از آن، در مقاله راهکار دورکاری شرکت ها اشاره کاملی داشتیم. اما نوع دیگری از بحران نیز وجود دارد که متوجه یک کسب و کار خاص یا یک شرکت ویژه در بازه ای زمانی می شود. برای این نوع بحران چه راهکارهایی وجود دارد؟

شناسایی و بهبود فرآیندهای کاری؛ اولین گام تحلیل

امروزه یکپارچه شدن اقدامات در سازمان ها با رویکرد مدیریت فرآیندهای کسب و کار حائز اهمیت می باشد. برنامه ریزی های مدونی برای یکپارچه نمودن امور سازمانی بصورت نظام مند توسط الگوهای متعددی در سازمان ها ارائه می شود. با حصول ساختاری مشخص در اجرای فرآیند های پیچیده، بالتبع در هزینه های مصرفی کسب و کارها به منظور حل مشکلات احتمالی در بروکراسی های زمانبر صرفه جویی خواهد شد. بهترین راهکار پیشنهادی برای رفع این مشکلات و بهینه سازی فرایندهای سازمانی، استفاده از موتور های BPMS است که هوشمند ترین و قدرتمند ترین آنها در نرم افزار CRM پیام گستر ارائه می شود. برای اطلاع از نحوه کار این موتور ها به مقاله مربوطه در بلاگ پیام گستر مراجعه نمایید.

فروش موثر با دید کلی

تحلیل وضعیت فرصت ها و سرنخ های فروش، کمک شایانی در دستیابی به اهداف هر کسب و کار می نماید. مدیریت عملیات فروش با هدف افزایش نرخ ایجاد فرصت های فروش و نرخ تبدیل فرصت های فروش به مشتری بسیار ضروری می باشد. این امر مستلزم سازماندهی و مدیریت ساختار یافته می باشد که با بهره گیری از تبلیغات هدفمند، پیگیری مستمر، بستری مناسب جهت سیاست گذاری های آتی و تصمیم گیری های حیاتی بر اساس گزارشات لحظه ای، برنامه ریزی و در نهایت منجر به توسعه فروش می گردد.

تدوین یک استراتژی فروش مناسب در شرکت ها مستلزم وجود یک سیستم گزارش دهی و گزارش گیری است. این سیستم ها اکثرا در ماژول های هوش تجاری در نرم افزار های مدیریتی و CRM موجود است. این سیستم ها، به مدیران این امکان را میدهند تا با نظارت بر فانل فروش از طریق کمپین های مختلف و یا گزارش های سیستماتیک از نحوه عملکرد هر فرایند با فیلتر های گوناگون، آگاه شده و تصمیم گیری های صحیحی مبتنی بر اطلاعات کمی و آمارهای دقیق در بازه های مختلف زمانی اتخاذ کنند. بدین ترتیب با صرفه جویی و بهره وری بیشتر، بحران ها را پشت سر خواهند گذاشت.

حفظ مشتریان وفادار

یکی از مهمترین دغدغه ها در هر کسب و کار، حفظ مشتریان قدیم و افزایش رضایت آنها ست. کسب و کارها همواره در تلاشند با ارائه خدمات بهتر به مشتریان، جایگاه برند خود را بهبود و بازاریابی دهان به دهان را توسعه دهند. اما با افزایش مشتریان و تعداد پاسخ گویان به مخاطبین در سازمان، فرصت ها تبدیل به تهدیدات جدی برای سازمان می گردند. تنها راه جلوگیری از این بحران ایجاد بستر مناسب جهت دسترسی به موقع سازمان به اطلاعات در زمان ارتباط با مشتری است.

به همین منظور نرم افزارهای ارتباط با مشتریان و باشگاه های وفاداری به وجود آمدند. به کمک این ابزار، ارتباط میان سازمان و مشتری مانند اعضای یک خانواده خواهد بود. به این ترتیب رضایت مشتریان افزایش قابل توجهی یافته و حلقه های اتصال میان آنها حتی در دوران بحران، قوی تر خواهد شد.

مدیریت عملکرد پرسنل

مدیران با مدیریت وظایف هر یک از پرسنل از عملکرد صحیح در دپارتمان های مختلف اطمینان حاصل می نمایند. هریک از پرسنل در پست های سازمانی متفاوت از پتانسیل های مختلف کاری برخوردار هستند. تحلیل رفتار و عملکرد هریک از کارکنان به مدیران و صاحبان کسب و کار کمک می نماید که در تصمیم گیری و تقسیم کارها برای پرسنل خود بهتر عمل نمایند. گزارش گیری های متعدد در سطح تیم ها و حتی پرسنل با استفاده از پارامترهای مختلف حتی خارج از نرم افزار سی ار ام، دستاورد منحصربفرد پیام گستر برای سازمان های داخلی است.

حصول نتیجه مطلوب تر در پیشبرد فعالیت ها، ارجاع وظایف و درخواست های متناسب به افراد و پیگیری آن ها عملکرد سازمان را تسریع می کند. بدین منظور، مدیریت سیستماتیک وظایف و یادآوری بصورت کاربردی و عملیاتی نیاز هر سازمانی می باشد. بهره گیری از این برنامه به صورت کاملا کاربر پسند، مزیتی است که می توان به عنوان دستیار هوشمند الکترونیکی افراد از آن یاد کرد.

اما برای حل این مشکلات سازمانی چه باید کرد؟

نرم افزار CRM پیام گستر نرم افزاری جامع برای مدیریت ارتباط با مشتریان می باشد که با ارائه راهکار یکپارچه سازی امور در افزایش فروش، حفظ و افزایش وفاداری مشتری، جذب مشتریان بالقوه و ارائه خدمات پس از فروش به سازمان شما کمک می نماید.

به منظور ارائه بهترین خدمات و پاسخگویی به مشتریان توسط این نرم افزار می توانید به تمام اطلاعات مخاطبین دسترسی سریع و آسان داشته باشید. مدیران و کاربران ضمن راهبری وظایف و نظارت بر گردش درخواست ها می توانند از پیشروی مطلوب وظایف خود مطلع شوند.

علاوه بر مدیریت وظایف امکان مدیریت قرارهای ملاقات در نرم افزار پیام گستر وجود دارد که با ارائه داشبوردی کاربردی از تقویم های کاری و عملیاتی، بستر لازم برای اعمال سیاست های لازم به منظور برگزاری منظم جلسات، مدیریت زمان، ارزیابی عملکرد پرسنل و تصمیم گیری های آتی مبتنی بر اطلاعات ثبت شده را فراهم می آورد.

یکی دیگر از ویژگی های این نرم افزار، پیگیری فرصت های فروش و افزایش نرخ تبدیل فرصت به مشتری می باشد. یک راهکار جامع جهت مدیریت چرخه های کاری، عملیاتی سازی فرآیندهای سازمانی می باشد که نیاز به وجود سیستمی یکپارچه جهت واکنش سریع به شرایط درحال تغییرمی باشد.

نرم افزار پیام گستر با تکیه بر اصول حفظ و نگهداری مشتریان و افزایش رضایتمندی آنان، همانطور که در crm چیست نیز تشریح شده است، بستری لازم جهت ثبت و ارسال درخواست و همچنین پیگیری اتوماتیک روند بررسی درخواست های ثبت شده می باشد. با وجود این ویژگی، شرایط پاسخگویی مناسب به درخواست های مشتریان را با مورد ملاحظه قراردادن اولویت ها و سوابق آن، به صورت جامع فرآهم می آورد.

برای بررسی دقیق عملکرد این نرم افزار از طریق لینک دریافت دمو، به مدت ۳۰ روز بصورت کاملا رایگان از تمام امکانات پیام گستر بهره مند شوید تا بصورت ملموس، کارایی ابزارهای آن را در کسب و کار خود ببینید.